Die St. Elisabeth Diakonie geht neue Wege in der Arbeitslogistik
Interview mit Sabine Sickau

Viele stationäre Einrichtungen stehen vor der Herausforderung, ihre Prozesse und Strukturen weiterzuent­wickeln, um auch in Zukunft erfolgreich zu sein. Höhere Anforderungen an die Dokumentation, der Mangel an qualifiziertem Personal, ein steigender wirtschaftlicher Druck und veränderte Kundenbedürfnisse machen neue, innovative Ansätze in der Arbeitslogistik notwendig. Die St. Elisabeth Diakonie Berlin hat sich in einem umfassenden Prozess diesem Thema angenommen und die Strukturen und Abläufe in ihren Einrichtungen weiter entwickelt. Über die Ziele, den Prozessablauf und den derzeitigen Umsetzungsstand sprachen wir mit Sabine Sickau, der Geschäftsführerin der St. Elisabeth Diakonie Berlin.

cZ: In Ihrem Projekt haben Sie alle vorhandenen Prozesse und Strukturen auf den Prüfstand gestellt. Was waren die Hintergründe für diese Entscheidung?
Sickau: Als großer diakonischer Altenhilfeanbieter in Berlin und Brandenburg haben wir Pflegeeinrichtungen mit unterschiedlicher Historie und für verschie­dene Zielgruppen. Es zeigte sich aber eine übergreifende Herausforderung: Viele Pflegeein­richtungen sahen sich mit zunehmenden Mehrarbeitsstunden, einem hohen Krankenstand und einer sinkenden Mitarbeitermotivation konfrontiert. Die Kosten stiegen und die Betreuung stand auf dem Prüfstand. Aus diesem Grund entschlossen wir uns, einrichtungsübergreifend an der Optimierung der Arbeitslogistik zu arbeiten.

cZ: Eine große Aufgabe. Was wollten Sie damit erreichen?
Sickau: An unserem ersten Fachtag im Jahr 2009 haben wir kontrovers diskutiert, durch welche Veränderungen »mehr Zeit für Pflege« erzielt werden kann. Im Laufe des Projektes hat sich unser Schwerpunkt verschoben. Die neue Forderung lautet: Mehr Zeit für Lebensqualität. Mehr Lebensqualität – für die Bewohnerinnen und Bewohner ebenso wie für die Mitarbeiterschaft.
Um dies zu erreichen, wurden vor allem folgende Ziele verfolgt: die Bewohnerwünsche sollen noch stärkere Berücksichtigung finden, die Mitarbeitenden sollen durch Schaffung von Zeitpuffern entlastet werden und die Wirtschaftlichkeit soll erhöht werden.

cZ: Was waren Ihre ersten Schritte auf dem Weg?
Sickau: Wir haben eine einrichtungsübergreifende Projektgrup­pe gebildet, in der vor allem Pflegedienst­leitungen vertreten waren. Vorhandene Daten wie die Krankheitsquote wurden ausgewertet und hinterfragt. Ursachen und Optimierungspotenziale wurden diskutiert. Erste Optimierung von Arbeitsprozessen und Änderungen von Arbeitszeiten wurden umgesetzt.
Es zeigte sich aber, dass wir an bestimmten Stellen mit dieser Vorgehensweise an Grenzen stoßen. Valide Daten zum Nachfrageverhalten und Prozessab­läufen fehlten.

cZ: Wie haben Sie diese »Grenzen« überwunden?
Sickau: In dem wir unsere Vorgehensweise anpassten. Im Rahmen eines systematischen Projektes haben wir in vier Modulen (siehe Informationsfeld Projektablauf) eine tiefe Analyse der Ist-Situation durchgeführt und auf Basis dieser Daten die Prozesse und Strukturen angepasst. Für die Durchführung dieses Projektes konnten wir vier unserer Einrichtungen als Piloten gewinnen: das Elisabeth Diakoniewerk Niederschönhausen, das Stephanus-Senioren­zentrum Ulmenhof in Wilhelmshagen, das St. Elisabeth-Stift in Prenzlauer Berg und das Elisabeth-Seniorenzentrum am Bürgerpark in Pankow.

cZ: Datenerhebung bedeutet immer zusätzlichen Aufwand für die Mitarbeitenden. Hat sich das gelohnt?
Sickau: Es war eine sehr arbeitsintensive Zeit. Und die zusätzlichen Dokumentationen, die neben den alltäglichen Arbeiten anfielen, waren nicht unerheblich. An einigen Stellen drohte das Projekt nur deshalb zu scheitern. Aber die Ergebnisse der einzelnen Module überzeugten. Einige Daten belegten, dass wir schon sehr gut aufgestellt sind. Andere Dinge waren zwar vage bekannt, die Daten belegten aber, dass z.B. eine Verbesserung der EDV-Ausstattung notwendig ist, um Wartezeiten zu vermeiden und zeitnahe Dokumentation zu ermöglichen. Auch zeigte sich, dass Wohnbereichsleitungen viel zu viel Zeit für die Dienstplanung benötigen. Diese bis dahin als »Bauchgefühle« von Einzelnen ­bekannten Situationen, konnten durch Erhebungen objektiviert werden. So wurde bei allen Beteiligten ein Konsens über die Ausgangssituation und notwendige Veränderungen geschaffen. Einige Dinge wa­ren uns bis dahin so nicht präsent. So zeig­ten sich in einer Einrichtung beim Abgleich der tatsächlichen mit der von den Bewohnern gewünschten sozialen Betreuung sowohl im Angebot als auch bei den Uhrzeiten große Diskrepanzen. In einer anderen Einrichtung wurden ver­hält­nis­mäßig lange Besprechungszeiten gekürzt.

cZ: Sehr viele Veränderungen.
Sickau: Das stimmt. In jeder Einrichtung ergaben sich viele kleinere Veränderungen, die teilweise sofort umgesetzt wurden. Es entwickelten sich aber auch weiterführende Projekte. Das Stephanus-Seniorenzentrum Ulmenhof führt bei­spielsweise anstelle von Dauernachtwachen ein neues, flexibleres System ein, das einen optimierten Einsatz der Arbeitskräfte und somit eine höhere Versorgungsqualität möglich macht. Mit den Vorteilen einer Nettodienstpla­nung setzt sich insbesondere das Elisabeth Diakoniewerk Niederschönhausen auseinander. Durch Urlaub, Krank­heit sowie Fort- und Weiterbildungen stehen die Mitarbeitenden einer Einrichtung nie zu 100% zur Verfügung. Für die an­wesenden Mitarbeitenden heißt dies in der Regel Mehrarbeit und Stress. Netto­dienstplanung hingegen bedeutet, dass nur ca. 80 – 90% der Regelarbeitszeit verplant werden. Diese Einrichtung arbeitet nun die detaillierte Umsetzung aus und sammelt dabei Erfahrungen. Bewährt sich das Modell, wird es auch in den anderen Einrichtungen angewendet. Besonders wichtig ist uns der Transfer der Ergebnisse in alle Einrichtungen. Aus diesem Grund haben wir nicht nur in Gremien aus dem Projekt berichtet, sondern im Mai dieses Jahres einen weiteren Fachtag veranstaltet.

cZ: Wie erleben die Mitarbeitenden der Pflegeeinrichtung die Veränderungen?
Sickau: Dieser Prozess wurde und wird von den Mitarbeitenden unterschiedlich erlebt. Zunächst stand ja der mit dem Projekt verbundene zusätzlich hohe Arbeitsaufwand im Vordergrund. Als aber die ersten Daten in den Einrichtungen veröffentlicht wurden, veränderte sich einiges. Mitarbeitende fühlten sich durch die Ergebnisse bestätigt und waren schnell bereit, mit Lösungsansätzen Neues auszuprobieren. Es gibt aber auch Mitarbeitende, die eher skeptisch sind und beteuern, dass früher alles besser war.

cZ: Was war für Sie das Erfolgsmoment im Projekt?
Sickau: Am eindrücklichsten fand ich die Offenheit, mit der sich die Teilnehmenden im Projekt begegnet sind. Dadurch ist eine Arbeitsatmosphäre entstanden, die eine einrichtungsübergreifende Zusammen­arbeit ermöglichte. Gegenseitiges Lernen, gemeinsame Ideenentwicklung und Synergien für die Praxis waren die Ergebnisse. Sehr gut hat mir auch die Einbindung der Wohnbereichsleitungen und deren Mitarbeitenden gefallen. Ich hatte den Eindruck, sie fühlten sich ernst genommen und haben mit ihren Beiträgen zusätzlich viel an Veränderungspotenzial aufgedeckt.

cZ: Glauben Sie, dass Sie mit diesem Projekt einen Schritt weiter sind, um die oben genannten Ziele zu erreichen?
Sickau: Wir haben im Rahmen dieses Projektes sehr viele Veränderungen angestoßen und umgesetzt. Die Optimierung der Arbeitslogistik ist damit aber nicht beendet. Da sich die Bedingungen für Pflegeeinrichtungen kontinuierlich verändern, müssen sich auch die Prozesse ständig anpassen.
Was mit diesem Projekt ganz sicher gelungen ist, sind die Sensibilisierung und das Verständnis für notwendige Anpassungsprozesse.

cZ: Frau Sickau, wir danken Ihnen für das Gespräch!

Das Interview für die conZepte führte Sara Bode.