Startseite conZepte conZepte 03-2011 Leere Betten sind ein hohes finanzielles Risiko – Sichern Sie die Vollbelegung
Leere Betten sind ein hohes finanzielles Risiko – Sichern Sie die Vollbelegung

conKret: Belegungsmanagement
Christian Aigner

Leere Betten sind ein Alarmsignal für Unternehmen der Gesundheits- und Sozialwirtschaft. Die Gründe dafür können vielschichtig sein. Doch die Einrichtung verliert nicht nur notwendige Einnahmen, sondern steht meist vor der Situation, dass auf der Kostenseite Personal für den Fall der raschen Belegung aufrecht erhalten werden muss, aber auf der anderen Seite die Einnahmen dazu fehlen.

Kann in dieser Spannungssituation keine Abhilfe geschaffen werden, wird diese Schere zu einer gefährlichen Situation führen. Der beste Investitionsgewinn kann derzeit mit einer Zuweiserbindungsstrategie realisiert werden. Nur ein volles Haus und viele Kundenanfragen bringen sowohl kurz- als auch langfristig Umsatz und damit eine erfreuliche Bilanz.

Wie wir vorgehen, wenn die Belegung nicht stimmt …

  • Phase 1: Erkennen
  • Phase 2: Analyse
  • Phase 3: Steuerung
  • Phase 4: Nachhaltigkeit


Phase 1: Erkennen

Die Bettensituation ist nicht erfreulich, die Einrichtung hat leere Betten und keine Warteliste. Die Situation ­ändert sich kurzzeitig nicht. Es wird entschieden, gegen die Situation zu steuern. Die Entscheidung ist Voraussetzung, dass etwas passiert. Ziel der Phase: Über den eigenen Schatten springen und Situation eingestehen – Startschuss zur Veränderung geben.

Phase 2: Analyse

Alles muss auf den Prüfstand – wirklich alles??? Wenn Kunden ausbleiben, kann das mehrere Ursachen haben. Eine umfassende Analyse muss durchgeführt werden. Zuerst wird die interne Situation untersucht und anschließend die externe Situation und damit das Zu­weisermanagement betrachtet. Ziel der Phase: Alle ­erforderlichen Daten sind sinnvoll einzuholen.

Phase 3: Steuerung

Im Anschluss an die Analyse erfolgt eine Auswertung der Daten. Werden Schwachstellen der Analyse entdeckt, wird sofort nachgebessert.
Die Auswertung erfolgt nach den Analyse-Vorgaben in einer externen und einer internen Auswertung. Zum Abschluss der Auswertung liegt ein detaillierter Maßnahmenplan mit Fristen zur Umsetzung vor.
Die Fristen lassen sich durch eine Gewichtung leicht definieren. Idealerweise fließen in die Auswertung und die Gewichtung Kostenschätzungen der Umsetzung mit ein.
Ziel der Phase: Eine geplante interne und externe (Z.B. Netzwerk- und Kooperationen) Umsetzung kann durchgeführt werden.

Phase 4: Nachhaltigkeit

Nach erfolgreicher Umsetzung sollte der begonnene Prozess im Sinne eines durchgeführten und gelebten Qualitätsmanagementsystems fortgeschrieben werden. Regelmäßige Workshops mit aktuellen Themen für die am Belegungs- und Zuweisermanagementprozess beteiligten Mitarbeitenden sind selbstverständlich.
Ziel der Phase: Belegungsmanagement aktuell in den Köpfen der zuständigen Mitarbeitenden halten.

 

Ein Beispiel aus der Praxis:

  • Phase 1: Erkennen: Leere Betten sind ein Anzeichen dafür, dass etwas nicht stimmt. Dies kann unterschiedliche Ursachen haben. Mögliche Kennzahlen sind: a) Durchschnittliche Belegungszahlen im Vergleich zum Vormonat / im Vergleich zum Quartal sinken; b) Anzahl der wöchentlichen, monatlichen Heimanfragen nimmt ab; c) Anzahl der wöchentlichen bzw. monatlichen Abwanderungen steigt. Es wird gemeinsam mit den Mitarbeitenden die Entscheidung getroffen, ein Belegungsmanagement-System einzuführen, denn sie sind wichtige Informationsträger und können auch Zuweiser für Heimplätze sein. Praxis-Tipp: Gerade durch das richtige Einbeziehen der Mitarbeitenden können oft schon leere Betten besetzt werden – Mitarbeitende als Zuweiser nutzen.
  • Phase 2: Analyse: Zuallererst ist es wichtig zu analysieren, wie Kunden in der Einrichtung behandelt werden und ob sie dienstleistungsgerecht angesprochen (persönlich oder in Schriftform: z.B. Flyer, Merchandising) werden. Dann wird eine interne und externe Analyse durchgeführt. Zur internen Analyse gehört die Untersuchung der Kundenzufriedenheit (eine Umfrage schafft hier die meiste Klarheit), zur externen Analyse gehört die Untersuchung der Anzahl der bestehenden und möglichen Netzwerkpartner und Kooperationspartner, sowie die Ermittlung der besten Zuweiser. Praxis-Tipp: Umfassende Analyse durchführen. Lieber direkt mehr Daten sammeln als später zeitintensives Nachfragen. Die Analyse soll objektiv durchgeführt werden – Subjektivität verfälscht das spätere Ergebnis.
  • Phase 3: Steuerung: Die gesammelten Daten werden bewertet und in einen Maßnahmenplan mit Fristen und Verantwortung umgesetzt. Bei den Fristen wird darauf geachtet, dass mit dem ABC-Verfahren vorgegangen wird. Bei der Festlegung von Verantwortungen lohnt es sich, mindestens einen Mitarbeiter (besser: ein Mitarbeiter pro Wohnbereich + MA der Heimberatung) zum Belegungsmanager zu ernennen und als solchen auszubilden, damit er in Zukunft rasch und möglichst präventiv auf den Zustand »leere Betten« eingehen kann. Bei der Umsetzung der Maßnahmen und damit der Umsetzung eines Ansprachekonzeptes wird nach der ABC-Analyse vorgegangen, damit mit der lohnendsten Maßnahme begonnen wird. Die anderen Maßnahmen folgen dementsprechend. Praxis-Tipp: Die ABC-Analyse legt die Gewichtung automatisch fest. Verantwortungen festlegen, Belegungsmanager ernennen und ausbilden. Meilensteine der Umsetzung und Stichproben festlegen, so wird die Umsetzung überprüfbar.
  • Phase 4: Nachhaltigkeit: Den Zustand leerer Betten in Zukunft vermeiden. Frühzeitiges Berichtswesen integrieren und den Prozess Belegungsmanagement im QM-System verinnerlichen, um damit gegen einen Bettenleerstand gerüstet zu sein, ist Ziel der Implementierung. Die ernannten Belegungsmanager pflegen Kontakte und halten die Mitarbeitenden auf dem aktuellen Sachstand. Praxis-Tipp: Das Thema Belegungsmanagement zum Dauerbrenner machen. Synergieeffekte durch Netzwerke und Kooperationen für alle Seiten nutzbar machen – hier lassen sich die meisten Kostenersparnisse realisieren.
 
"Häusliche Pflege" (Vincentz) über das Democheck-Projekt in Rheinland-Pfalz

HP_0414"Fit für die Zukunft: attraktive Beschäftigung für die Pflege" - in Ausgabe 4|2014 schreibt "Häusliche Pflege" über das Democheck-Projekt, mit dem das Ministerium für Soziales, Arbeit, Gesundheit und Demografie (MSAGD) des Landes Rheinland-Pfalz Pflegeeinrichtungen unterstützt. 50 Einrichtungen der rheinland-pfälzischen Altenpflege können einen vom Ministerium finanzierten Beratungstag gewinnen. So werden die Pflegedienste in den Stand versetzt, sich mit demografiefester und zukunftsorientierter Personalpolitik als attraktive Arbeitgeber zu etablieren.

Genaueres im web: http://www.democheckpflege.de

Wiedergabe mit freundlicher Genehmigung der Redaktion "Häusliche Pflege" von Vincentz Network

Caritas Lünen • Selm • Werne auf dem Weg zur starken Arbeitgebermarke

contec_Caritas_News_Dezember_2013Die caritas news Lünen-Selm-Werne berichtet über ein erfolgreiches Demografieprojekt unter Mitwirkung von contec. Ein interessanter und informativer Werkstattbericht mit detaillierten Einblicken in Problemstellung, Zielsetzung, Vorgehensweise und die Einbindung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern: So sichert die Caritas ihre Zukunft auch in Zeiten knapper Fachkräfte! Lesen Sie hier den ganzen Artikel. Wiedergegeben mit freundlicher Genehmigung des Caritasverbandes Lünen-Selm-Werne e.V.

MdB Dirk Heidenblut zu Besuch bei contec

BMZ_800Der Essener SPD-Bundestagsabgeordnete Heidenblut ist Mitglied im Gesundheitsausschuss und dort u. a. verantwortlich für die Telemedizin. So hat sein Interesse am Westdeutschen Teleradiologieverbund gleich mehrere Wurzeln.

Die Initiatoren der MedEcon Telemedizin GmbH im BioMedizinZentrum Ruhr (BMZ) haben die Gelegenheit gern genutzt, ihm die Funktionsweise und den Nutzen dieser herstellerunabhängigen und standardkonformen Plattform zum Austausch medizinischer Bilddaten vorzustellen. Gemeinsam erörterte man mögliche zukünftige Entwicklung.

Kontakt i.S. Telemedizin: Maike Mülders (maike.muelders@contec.de)

socialnet über Controlling-Studie

altsocialnet, "das Netz für die Sozialwirtschaft", hat sich intensiv mit der unter contec-Beteiligung erstellten Studie "Controlling in kommunalen Jugend- und Sozialhilfeverwaltungen"  auseinandergesetzt und kommt zu einem positiven Fazit: "Lesenswert". Lesen Sie die ausführliche Rezension hier auf socialnet.

2. EVR-Forum „Quartier inklusive…“

Plenum im Großen SaalBereits zum zweiten mal organisierte das contec Veranstaltungmanagement für den Evangelischen Verbund Ruhr (EVR) ein Expertenforum in der Stadtparkgastronomie Bochum. Die Veranstaltung war mit über 200 Fachbesuchern und -besucherinnen äußerst gut besucht und fand auch ein lebhaftes Medienecho. Lesen Sie den ausführlichen Bericht in unserer Unternehmenszeitschrift conZepte.