Startseite conZepte conZepte 03-2011 Leere Betten sind ein hohes finanzielles Risiko – Sichern Sie die Vollbelegung
Leere Betten sind ein hohes finanzielles Risiko – Sichern Sie die Vollbelegung

conKret: Belegungsmanagement
Christian Aigner

Leere Betten sind ein Alarmsignal für Unternehmen der Gesundheits- und Sozialwirtschaft. Die Gründe dafür können vielschichtig sein. Doch die Einrichtung verliert nicht nur notwendige Einnahmen, sondern steht meist vor der Situation, dass auf der Kostenseite Personal für den Fall der raschen Belegung aufrecht erhalten werden muss, aber auf der anderen Seite die Einnahmen dazu fehlen.

Kann in dieser Spannungssituation keine Abhilfe geschaffen werden, wird diese Schere zu einer gefährlichen Situation führen. Der beste Investitionsgewinn kann derzeit mit einer Zuweiserbindungsstrategie realisiert werden. Nur ein volles Haus und viele Kundenanfragen bringen sowohl kurz- als auch langfristig Umsatz und damit eine erfreuliche Bilanz.

Wie wir vorgehen, wenn die Belegung nicht stimmt …

  • Phase 1: Erkennen
  • Phase 2: Analyse
  • Phase 3: Steuerung
  • Phase 4: Nachhaltigkeit


Phase 1: Erkennen

Die Bettensituation ist nicht erfreulich, die Einrichtung hat leere Betten und keine Warteliste. Die Situation ­ändert sich kurzzeitig nicht. Es wird entschieden, gegen die Situation zu steuern. Die Entscheidung ist Voraussetzung, dass etwas passiert. Ziel der Phase: Über den eigenen Schatten springen und Situation eingestehen – Startschuss zur Veränderung geben.

Phase 2: Analyse

Alles muss auf den Prüfstand – wirklich alles??? Wenn Kunden ausbleiben, kann das mehrere Ursachen haben. Eine umfassende Analyse muss durchgeführt werden. Zuerst wird die interne Situation untersucht und anschließend die externe Situation und damit das Zu­weisermanagement betrachtet. Ziel der Phase: Alle ­erforderlichen Daten sind sinnvoll einzuholen.

Phase 3: Steuerung

Im Anschluss an die Analyse erfolgt eine Auswertung der Daten. Werden Schwachstellen der Analyse entdeckt, wird sofort nachgebessert.
Die Auswertung erfolgt nach den Analyse-Vorgaben in einer externen und einer internen Auswertung. Zum Abschluss der Auswertung liegt ein detaillierter Maßnahmenplan mit Fristen zur Umsetzung vor.
Die Fristen lassen sich durch eine Gewichtung leicht definieren. Idealerweise fließen in die Auswertung und die Gewichtung Kostenschätzungen der Umsetzung mit ein.
Ziel der Phase: Eine geplante interne und externe (Z.B. Netzwerk- und Kooperationen) Umsetzung kann durchgeführt werden.

Phase 4: Nachhaltigkeit

Nach erfolgreicher Umsetzung sollte der begonnene Prozess im Sinne eines durchgeführten und gelebten Qualitätsmanagementsystems fortgeschrieben werden. Regelmäßige Workshops mit aktuellen Themen für die am Belegungs- und Zuweisermanagementprozess beteiligten Mitarbeitenden sind selbstverständlich.
Ziel der Phase: Belegungsmanagement aktuell in den Köpfen der zuständigen Mitarbeitenden halten.

 

Ein Beispiel aus der Praxis:

  • Phase 1: Erkennen: Leere Betten sind ein Anzeichen dafür, dass etwas nicht stimmt. Dies kann unterschiedliche Ursachen haben. Mögliche Kennzahlen sind: a) Durchschnittliche Belegungszahlen im Vergleich zum Vormonat / im Vergleich zum Quartal sinken; b) Anzahl der wöchentlichen, monatlichen Heimanfragen nimmt ab; c) Anzahl der wöchentlichen bzw. monatlichen Abwanderungen steigt. Es wird gemeinsam mit den Mitarbeitenden die Entscheidung getroffen, ein Belegungsmanagement-System einzuführen, denn sie sind wichtige Informationsträger und können auch Zuweiser für Heimplätze sein. Praxis-Tipp: Gerade durch das richtige Einbeziehen der Mitarbeitenden können oft schon leere Betten besetzt werden – Mitarbeitende als Zuweiser nutzen.
  • Phase 2: Analyse: Zuallererst ist es wichtig zu analysieren, wie Kunden in der Einrichtung behandelt werden und ob sie dienstleistungsgerecht angesprochen (persönlich oder in Schriftform: z.B. Flyer, Merchandising) werden. Dann wird eine interne und externe Analyse durchgeführt. Zur internen Analyse gehört die Untersuchung der Kundenzufriedenheit (eine Umfrage schafft hier die meiste Klarheit), zur externen Analyse gehört die Untersuchung der Anzahl der bestehenden und möglichen Netzwerkpartner und Kooperationspartner, sowie die Ermittlung der besten Zuweiser. Praxis-Tipp: Umfassende Analyse durchführen. Lieber direkt mehr Daten sammeln als später zeitintensives Nachfragen. Die Analyse soll objektiv durchgeführt werden – Subjektivität verfälscht das spätere Ergebnis.
  • Phase 3: Steuerung: Die gesammelten Daten werden bewertet und in einen Maßnahmenplan mit Fristen und Verantwortung umgesetzt. Bei den Fristen wird darauf geachtet, dass mit dem ABC-Verfahren vorgegangen wird. Bei der Festlegung von Verantwortungen lohnt es sich, mindestens einen Mitarbeiter (besser: ein Mitarbeiter pro Wohnbereich + MA der Heimberatung) zum Belegungsmanager zu ernennen und als solchen auszubilden, damit er in Zukunft rasch und möglichst präventiv auf den Zustand »leere Betten« eingehen kann. Bei der Umsetzung der Maßnahmen und damit der Umsetzung eines Ansprachekonzeptes wird nach der ABC-Analyse vorgegangen, damit mit der lohnendsten Maßnahme begonnen wird. Die anderen Maßnahmen folgen dementsprechend. Praxis-Tipp: Die ABC-Analyse legt die Gewichtung automatisch fest. Verantwortungen festlegen, Belegungsmanager ernennen und ausbilden. Meilensteine der Umsetzung und Stichproben festlegen, so wird die Umsetzung überprüfbar.
  • Phase 4: Nachhaltigkeit: Den Zustand leerer Betten in Zukunft vermeiden. Frühzeitiges Berichtswesen integrieren und den Prozess Belegungsmanagement im QM-System verinnerlichen, um damit gegen einen Bettenleerstand gerüstet zu sein, ist Ziel der Implementierung. Die ernannten Belegungsmanager pflegen Kontakte und halten die Mitarbeitenden auf dem aktuellen Sachstand. Praxis-Tipp: Das Thema Belegungsmanagement zum Dauerbrenner machen. Synergieeffekte durch Netzwerke und Kooperationen für alle Seiten nutzbar machen – hier lassen sich die meisten Kostenersparnisse realisieren.
 
contec auf der Altenheim EXPO 2015 in Berlin

Altenheim EXPO 2015Am 19. und 20. Mai veranstaltet Vincentz Network im Berliner Hotel Estrel die Altenheim EXPO 2015, Fachkongress für Investoren, Planer und Betreiber. Auch contec wird auf der begleitenden Fachausstellung und mit zwei Fachvorträgen dort vertreten sein:

Dietmar Meng am Dienstag, dem 19.05. zum Thema:

Neue Geschäftsmodelle für die Anbieter stationärer Pflege – Was uns ein 3. Pflegestärkungsgesetz bringen muss.

Und Kathrin Keune am Mittwoch, 20.05. zum Thema:

Mit Kreativität zum wirtschaftlichen Erfolg – Neues Fortbildungskonzept für Vorstände und Geschäftsführungen.

Programm und Anmeldung über die website: www.altenheim-expo.de

conQuaesso Newsletter März 2015

Der newsletter_conQuaesso_2015.03 ist erschienen und wurde an die Abonnenten versandt.

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Die bisherigen Ausgaben im Newsletter-Archiv.

Erste „triple i“-Veranstaltung beim Gesundheitscampus Bochum unter Mitwirkung von contec

gc-bo„triple i“- („Informationen, Innovationen und Initiativen“) ist eine Veranstaltung der Agentur Gesundheitscampus Bochum. Thema im März: „In Zukunft investieren: Nachhaltige Geschäftsmodelle für individualisierte Assistenzsysteme“. Gemeinsam führten Detlef Friedrich von der der contec und Prof. Dr. Rolf Heinze vom Lehrstuhl für Allgemeine Soziologie, Arbeit und Wirtschaft der Ruhr-Universität Bochum durch den Workshop mit Akteuren aus Wirtschaft, Wissenschaft und Versorgung im Gesundheitswesen. Ausführlicher Bericht auf der website des Gesundheitscampus.

"Ist der Pflegemarkt zu sehr reguliert?" CAREkonkret über das 11. contec forum

Imgp2981CAREkonkret bringt in der Ausgabe 11 vom 13.3.2015 einen ausführlichen Bericht über das 11. contec forum am 14. und 15. Januar. Lesen Sie hier den ganzen Artikel, wiedergegeben mit freundlicher Genehmigung von Vincentz Network, Redaktion CAREkonkret.

contec räumt auf: zahlreiche Eigenpublikationen aus der Unternehmensberatung im Sonderverkauf

booksWir räumen unser Lager auf! Zahlreiche Studien, Arbeitshilfen und andere Publikationen aus der Beratungsarbeit sind deshalb zum reduzierten Preis erhältlich! Stöbern Sie in unserem Shop, die reduzierten Titel haben wir mit roten Preisen kenntlich gemacht.

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Nur solange der Vorrat reicht – wenn weg, dann weg!