Betriebserlaubnis nach § 45 SGB VIII – Handlungsbedarfe freier Träger

Das 2021 verabschiedete KJSG stellt die gesamte freie und öffentliche Kinder- und Jugendhilfe vor enorme Veränderungsprozesse. Auch durch § 45 SGB VIII, der den Erhalt und die Neuerteilung der Betriebserlaubnis von Einrichtungen im Bereich Heimerziehung und sonstige betreute Wohnformen regelt, sind freie Träger zum Handeln aufgefordert, wollen sie kein Risiko eingehen und sich zukunftsfähig und wirtschaftlich erfolgreich aufstellen. Wir empfehlen den Blick auf das große Ganze, anstatt aktionistische Einzelmaßnahmen zu ergreifen – um langfristig die Betriebserlaubnis aller einzelnen Einrichtungen zu sichern und problemlos für neue Angebote eine zu erhalten.

Die Änderungen durch das Kinder- und Jugendstärkungsgesetz (KJSG) reformieren das SGB VIII und fokussieren u. a. einen verbesserten Kinderschutz. So konkretisierte das KJSG im Juni 2021 auch die Anforderungen für eine Betriebserlaubnis in § 45 SGB VIII. Die Landesjugendämter bekommen mehr Handlungsmöglichkeiten, um die Betriebserlaubnis einzuschränken oder zu entziehen. Die im Gesetz konkreter formulierten Möglichkeiten der Aufsicht und Kontrolle der Heimaufsicht tragen damit zu einem besseren Kinder- und Jugendschutz bei. Sie fordern allerdings auch das Top-Management dazu auf, sich umfassend mit allen Faktoren zu befassen, die für die Sicherung der bestehenden und den Erhalt einer neuen Betriebserlaubnis relevant sind.

Risikomanagement auf mehreren Ebenen

Damit Träger eine Betriebserlaubnis erhalten, müssen sie bestimmte räumliche, fachliche, wirtschaftliche und personelle Voraussetzungen erfüllen. Sie müssen ihre Zuverlässigkeit nachweisen, ein gesundheitsförderliches Lebensumfeld in der Einrichtung unterstützen, Gewaltschutz aktiv umsetzen und Möglichkeiten zur Selbstvertretung sowie zur Beschwerde innerhalb und außerhalb der Einrichtung schaffen. Es handelt sich um ein Risikomanagement auf vier wesentlichen Ebenen:

Zuverlässigkeit nachweisen: Laut Gesetz lässt ein Träger die nötige Zuverlässigkeit vermissen, wenn dieser gegen Melde- und Mitwirkungspflichten verstößt, Personen entgegen einem behördlichen Beschäftigungsverbot beschäftigt oder zum wiederholten Male gegen behördliche Auflagen verstößt. Kriterien für eine vorhandene Zuverlässigkeit – ein im Gesetz unbestimmter Rechtsbegriff – sind u. a. die Gewährung des Kindeswohls, die Beschäftigung von ausreichend Personal mit den erforderlichen Qualifikationen, eine vollumfängliche Umsetzung der Konzeption sowie professionelles und korrektes Verhalten aller Mitarbeiter*innen. Die Aufsichtsbehörden können die Zuverlässigkeit der Träger jederzeit ohne Ankündigung vor Ort prüfen.

Liquiditätsnachweis vorhalten: Die Zahlungsfähigkeit ist für Einrichtungen der Kinder- und Jugendhilfe von existenzieller Bedeutung. Ein Entzug der Betriebserlaubnis kommt jedoch nur in Frage, wenn es aufgrund von Zahlungsschwierigkeiten zur Gefährdung des Kindeswohls kommt. Das ist der Fall, wenn Träger zahlungsunfähig sind, aus diesem Grund Gehälter nicht gezahlt und in der Folge die Betreuung nicht aufrechterhalten werden kann.

Ordnungsgemäß dokumentieren: Um eine ordnungsgemäße Buch- und Aktenführung nachzuweisen, müssen Träger bei einer Prüfung insbesondere Arbeitszeiten und Dienstpläne, die erweiterten Führungszeugnisse der Mitarbeiter*innen, die fall- und gruppenbezogene Aktenführung, die Dokumentation pädagogischer Prozesse, Belegungsdokumentationen sowie Unterlagen zur Buchführung vorlegen können. Für die genannten Dokumente besteht eine Aufbewahrungsfrist von fünf Jahren. Auch hier steht der Kinderschutz im Vordergrund: Denn aus den genannten Dokumentationen ergeben sich möglicherweise Anhaltspunkte, die zur Vermeidung einer Gefährdung des Kindeswohls wichtig sein können.

Kinderschutzmaßnahmen umsetzen: Der Schutz vor körperlicher Unversehrtheit und das Recht auf eine gewaltfreie Erziehung sind sowohl im Grundgesetz als auch im Bürgerlichen Gesetzbuch verankert. Zudem stärkte das Bundeskinderschutzgesetz 2012 den Schutzauftrag im institutionellen Rahmen. Durch das KJSG wurde dieser zusätzlich konkretisiert. § 45 SGB VIII verpflichtet dazu, ein Gewaltschutzkonzept basierend auf einer individuellen Risikoanalyse vorzuhalten, das innerhalb der Einrichtung gelebt und fortlaufend überprüft sowie angepasst wird. Ein entsprechendes Konzept hat das fachliche Profil, die Besonderheiten der Zielgruppe, die Ausstattung der Einrichtung sowie Standards und Maßnahmen des Gewaltschutzes zu berücksichtigen. Das KJSG verpflichtet zudem zur Implementierung von Selbstvertretungs- und Beteiligungsinstrumenten für geeignete Verfahren der Selbstvertretung. Weiterhin benötigen Kinder und Jugendliche einen Zugang zu externen Beschwerdemöglichkeiten, wie bspw. Ombudsstellen. Neben den internen Beschwerdemöglichkeiten informieren, beraten und vermitteln Ombudsstellen in Konfliktsituationen unabhängig und vertraulich.

? Lesetipp: In diesem Artikel haben wir für Sie Anforderungen an Gewaltschutzkonzepte und ein gewaltfreies Miteinander in Einrichtungen der Kinder- und Jugendhilfe zusammengetragen.

Rechtliche Grundlagen erfolgreich umsetzen – vier Tipps:

Diese oben beschriebenen Ebenen reichen zum Teil weit in das operative Geschäft, was aber keineswegs dazu verleiten sollte, die notwendigen Maßnahmen schlicht an die Einrichtungsleitungen bzw. die mittlere Führungsebene zu delegieren. Bevor nämlich Maßnahmen für das Risikomanagement in den verschiedenen Ebenen umgesetzt werden (was durchaus in die jeweilige Einrichtung delegiert werden kann), helfen einheitliche Standards, eine trägerweite Planung für den Veränderungsprozess und die Steuerung und Überwachung dessen durch das Top-Management.

• Professionelles Controlling: Die unternehmerischen Rahmenbedingungen werden zunehmend komplexer – auch, aber nicht allein durch die neuen gesetzlichen Anforderungen. Planungen sowie ergriffene Maßnahmen und deren Koordination müssen unbedingt durch ein professionelles Controlling überwacht werden. Daraus können notwendige Anpassungen abgeleitet werden. Auch für kleinere Einrichtungen gewährleistet ein operatives Controlling die Steuerung und Kontrolle der wirtschaftlichen und fachlichen Entwicklung und dient als Frühwarnsystem für Fehlentwicklungen.
• Sorgfältige Dokumentation: Durch ausführliche Aufzeichnungen und die Ablage von Unterlagen nach den rechtlichen Vorgaben können erfolgte Leistungen sowie deren Qualität nachgewiesen werden. Möglicherweise ergeben sich aus den Dokumentationen zudem Anhaltspunkte, die wichtig sein können, um eine Gefährdung des Kindeswohls zu vermeiden.
• Erfolgreiche Leistungs- und Entgeltverhandlungen: Zur Anwendung und Auslegung der Bestimmungen des SGB VIII hinsichtlich der Übernahme von Leistungen der Jugendhilfe wurden in allen Bundesländern Rahmenverträge abgeschlossen. Diese Landesrahmenverträge bilden eine wichtige Grundlage für die Erstellung von Leistungsbeschreibungen und liefern wichtige Hinweise für die Kalkulation der Entgelte. Kosten, die sich aus der Leistungserbringung ergeben, sind grundsätzlich entgeltrelevant. Diese Kosten gilt es bei Verhandlungen von Leistungs-, Entgelt- und Qualitätsentwicklung aufzunehmen.
• Innovative Konzeptentwicklung: Durch die angestrebte Umsetzung einer inklusiven Kinder- und Jugendhilfe sowie die gesetzliche Vorgabe zur Erstellung, Implementierung bzw. Weiterentwicklung von Gewaltschutzkonzepten entstehen erhebliche konzeptionelle Herausforderungen. Dafür erforderliche Personalressourcen sollten in die Kostenkalkulation einbezogen werden.

Anforderungen in der Unternehmensstrategie bündeln

Damit die notwendigen Anpassungen auf operativer Ebene greifen können und Maßnahmen nicht aktionistisch, sondern aufeinander abgestimmt umgesetzt werden, empfehlen wir, sich der Sicherung der Betriebserlaubnis von übergeordneter Ebene anzunehmen. Aufgabe des Managements ist es, die dafür notwendigen Rahmenbedingungen zu initiieren und zu steuern. Die operative Umsetzung einzelner Maßnahmen, wie die Entwicklung eines Gewaltschutzkonzeptes oder die Einführung besserer, einheitlicher Dokumentationsstandards kann dann an die nächste Ebene delegiert werden. Es ist also nicht die isolierte Umsetzung einzelner der dargestellten Maßnahmen zielführend, sondern ein erfolgreiches Zusammenspiel derer in einer einheitlichen Strategie.

Und auch im Hinblick auf das komplexe Ineinandergreifen von Konzeptentwicklung, Leistungs- und Vergütungsvereinbarungen und Betriebserlaubnis empfiehlt es sich, eventuell notwendige Change-Prozesse gut zu planen und zu steuern. Diese sollten von der Initiierung bis zur Implementierung sichtbar, messbar und transparent dargestellt werden. So lassen sich die für die Sicherung und das Erlangen der Betriebserlaubnis nötigen Strukturen und Prozesse erfolgreich umsetzen und Fehlentwicklungen frühzeitig abwenden. Das Ziel muss sein, auf Basis der gesetzlichen Vorgaben die Organisation strategisch und ganzheitlich weiterzuentwickeln und damit die Qualität der Leistungen zu sichern.

Eine extern unterstützte Steuerung, Überprüfung und Überwachung dieser strategischen Entwicklung kann dabei hilfreich sein.

Text: Claudia Langholz/ Tobias Tomaszik/ Leonie Hecken
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