Candidate Experience II – eine Reise durchs Unternehmen

Candidate Experience
  • Montag, 17 September 2018 15:15
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Nach Beginn der Candidate Experience Journey mit der erfolgreichen Vermittlung der Arbeitgebermarke und Ausschreibung von vakanten Stellen findet sich ein Unternehmen im Idealfall in einer guten Bewerberlage wieder. Der Umgang mit passenden Bewerbungen läutet den nächsten Abschnitt des Bewerbererlebnisses ein und damit nimmt die Reise der Candidate Experience für BewerberInnen erst richtig an Fahrt auf – doch hier steckt der Teufel oft im Detail. Das A&O für einen gelungenen Bewerbungsprozess im Sinne der Candidate Experience heißt: Authentizität.

Die Kommunikationsstrategie – eine erste Vermittlung von Werten

Möchte ein Unternehmen spannende Kandidaten näher kennenlernen, ist vorab die entscheidende Frage, wie die Gestaltung der weiteren Kommunikation – also die Einladung zum Vorstellungsgespräch und dessen Durchführungen – dann konkret aussieht. Per Brief oder Mail in das Unternehmen zum Vorstellungsgespräch einladen, ist doch klar – oder? Das kommt ganz darauf an, wie ein Unternehmen seine (Gesprächs-)Kultur gestaltet und welche Identität gelebt wird. Denn wie eine positive Rückmeldung und Einladung zum Vorstellungsgespräch kommuniziert werden kann, lässt sich auch aus der Gesamtstrategie der Unternehmenskommunikation in Kombination und Kooperation mit der Arbeitgebermarke ableiten. Hierbei sollte die Arbeitgebermarke, die im Hintergrund „lauert“, unbedingt berücksichtigt werden, denn nur mit einem schlüssigen Gesamtkonzept wird ein authentisches Auftreten des Unternehmens gewährleistet.

Der Einsatz moderner Kommunikationsmittel sollte bei der Kontaktpunktgestaltung auf jeden Fall berücksichtigt werden und die Auseinandersetzung mit dieser Thematik ist unabdingbar – für die Generationen Y und Z gehören diese Mittel heutzutage zum Alltag, ob im privaten oder beruflichen Kontext. Die Überlegungen zur Art der genutzten digitalen Kanäle und der dort geteilten Inhalte orientieren sich ebenso an der Arbeitgebermarkenstrategie und sind als fester Bestandteil der gesamten Unternehmenskommunikation zu sehen. Jedoch ist beim Einsatz von digitalen Kommunikationsmitteln die Bedeutung des persönlichen Kontakts und vor allem eines klar benannten persönlichen Ansprechpartners im Unternehmen auf keinen Fall zu unterschätzen.

Ist eine niederschwellige Bewerbungsmöglichkeit gewünscht, bietet sich die Option der One-Click-Bewerbung an, zu welcher eine Statusabfrage des Bewerbungsprozesses oder auch eine Einladung per WhatsApp passen kann. Auch das Angebot eines Vorstellungsgesprächs über Skype kann gerade bei einer örtlichen Distanz zu Kandidaten die Kontaktaufnahme erheblich erleichtern. Ob nun per Post, Mail oder telefonisch – bei der Kontaktpunktgestaltung nach der Bewerbung sollten Unternehmen sich keinesfalls verstellen. Authentizität muss bei jedem Schritt der Candidate Experience gelebt werden, denn sonst ergibt sich die Gefahr, dass bei einem persönlichen Kennenlernen festgestellt wird, dass Kandidaten das beworbene Unternehmen nicht wiedererkennen. Gerade Unternehmen der konfessionellen Träger wie der Diakonie oder Caritas sollten mit ihren gelebten Werten auch klar an die potentiellen Bewerber und Bewerberinnen herantreten.

Das Bewerbungsgespräch: Eine „Reise“ durch das Unternehmen

Hat sich ein Unternehmen für eine Kommunikationsstrategie entscheiden, sind noch vor dem eigentlichen Bewerbungsgespräch diverse Details bei der Kommunikation und Präsentation des Unternehmens zu beachten. Dies fängt bei der Einladung zum persönlichen Treffen an und zieht sich den gesamten Weg, den BewerberInnen von da an in einem Unternehmen beschreiten, entlang.

Die Einladung selbst sollte – so wie die vorangegangene Kontaktaufnahme – im Sinne der Arbeitgebermarke gestaltet sein. Eine aussagekräftige Anfahrtsbeschreibung vermittelt Sicherheit, genauso wie die Benennung aller im Vorstellungsgespräch anwesender Gesprächspartner. Auch eine genaue Benennung von Ort bzw. Raum und Zeitpunkt darf hier nicht fehlen, besonders bei größeren Gebäudekomplexen oder unterschiedlichen Einrichtungen kann fehlende Genauigkeit für Verwirrung sorgen.

Wichtig bei der Gestaltung der Candidate Experience ist eine ehrliche und offene Auseinandersetzung mit den Stationen, die Kandidaten im Unternehmen konkret durchlaufen. Dies im wahrsten Sinne: Mit den Augen eines Fremden über den Parkplatz vorbei am Empfang in den Besprechungsraum zu laufen und das eigene Unternehmen wirken zu lassen, kann hilfreiche Einblicke geben und Potentiale offenbaren:

Der erste Kontakt von Angesicht zu Angesicht findet bei einer Einladung zum Gespräch bereits an der Pforte bzw. dem Empfang statt. Hier sollte geschultes/informiertes Personal anzutreffen sein, wobei klar zu definieren ist, wie der Prozess verlaufen sollte. Zum einen sollten Mitarbeitende an dieser Stelle darüber informiert sein, welche Kandidaten an einem Tag zum Vorstellungsgespräch zu welchen Mitarbeitenden kommen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Zudem sollte ein Unternehmen festlegen, ob Kandidaten direkt in die entsprechenden Interviewräume geführt werden oder ob ein Wartebereich eingerichtet wird bzw. werden kann.

Ein Wartebereich ist ebenfalls ein Kontaktpunkt, den es im Sinne der Unternehmenskultur zu gestalten gilt. Hier können abermals Informationen und Unternehmensmerkmale vermittelt werden – bequeme Möbel, ansprechende Beleuchtung sowie das Auslegen von Unternehmensbroschüren, anhand derer Kandidaten sich weiter über das Unternehmen informieren können, sind Grundvoraussetzung, um eine angenehme Atmosphäre zu erzeugen. Ein Fernseher mit dem Imagefilm des Unternehmens im Wartebereich, eine ansprechende Auswahl an Obst und Getränken oder gar weitere Beschäftigungsmöglichkeiten wie ein Kicker sind darüber hinaus denkbar – doch auch hier gilt: es muss zum Unternehmen passen.

Gleiches gilt für die Räumlichkeiten, in denen das Bewerbungsgespräch stattfindet. Eine der Arbeitgebermarke entsprechende Gestaltung kann nach außen kommunizierte Werte festigen und zugleich eine angenehme Gesprächsatmosphäre vorbereiten. Damit ein Kandidat sich während des Gesprächs jedoch wohl fühlt, gilt es, einige Grundregeln zu beachten.

Der genannte Zeitpunkt des Gespräches sollte unbedingt eingehalten werden, kommt es zu einem kurzzeitigen Terminkonflikt, ist dies bei Eintreffen des Kandidaten zu kommunizieren. Jedoch sollte den Bewerbungsgesprächen prinzipiell Priorität eingeräumt werden, um lange Wartezeiten seitens der Kandidaten zu vermeiden und Verbindlichkeit seitens des Unternehmens zu signalisieren. Auch die Stelle, für welche Kandidaten sich beworben haben und für welche sie zum Gespräch eingeladen werden, muss unbedingt beibehalten werden. Ergibt sich eine andere Vakanz im Unternehmen, auf welche ein bereits eingeladener Kandidat ebenfalls passt, kann das Gespräch nicht ohne vorherige Absprache für diese Stelle geführt werden. Teil einer guten Candidate Experience ist die zuverlässige Einhaltung von Absprachen sowie die Möglichkeit von BewerberInnen, sich angemessen auf ein Gespräch vorbereiten zu können.

Für den Verlauf bzw. die Durchführung von Bewerbungsgesprächen ist ein festgelegter Standard im Unternehmen wichtig, nur so können Bewerbererlebnisse gezielt ausgewertet und ggf. angepasst werden. Auch wenn während des Gesprächs eine gewisse Flexibilität der jeweiligen Situation entsprechend notwendig ist, hilft ein Leitfaden für die Führung von Interviews, einen roten Faden in das Gespräch zu bringen und im Anschluss auswertbar zu machen. Wichtig ist zudem, dass getroffene Absprachen im Nachhinein ebenfalls eingehalten werden. Wie der weitere Verlauf des Bewerbungsprozesses aussieht und wann ein Unternehmen sich mit Feedback zu einem Gespräch meldet, sollte ebenfalls einheitlich im Unternehmen festgelegt sein. In der digitalisierten Arbeitswelt von heute sollten Unternehmen beachten, dass eine gewisse Geschwindigkeit bei Bewerbungsprozessen seitens der KandidatInnen erwartet wird, ohne dass ein Auswahlverfahren dabei an Sorgfalt einbüßt.

Ob Zu- oder Absage: Kandidaten-Feedback ist Gold wert

Nach dem Bewerbungsgespräch ist die Gestaltung der Candidate Experience jedoch nicht vorbei. Ohne einen entsprechenden Prozess zur Auswertung kann die Wirksamkeit von implementierten Standards kaum nachgefasst werden – zudem ist eine Optimierung des Bewerbermanagements so kaum möglich. Erhebungen des Institute for Competitive Recruiting (ICR) seit 2011 haben ergeben, dass nur rund 21 Prozent der Arbeitgeber konkret die Zufriedenheit der Bewerber messen. 80 Prozent haben demnach keine Ansatzpunkte, wie zufrieden Ihre BewerberInnen sind bzw. waren. Wenn man bedenkt, dass rund 83 Prozent der BerwerberInnen ihre Erfahrungen mit Freunden und Familie und 63 Prozent auf Sozialen Medien teilen, ist eine solche Zahl erschreckend. Denn verläuft ein Bewerbungsprozess negativ, kann sich das auf die gesamte Reputation des Unternehmens auswirken – und andersherum genauso. Es geht also um mehr als einen warmen Händedruck und eine standardisierte Absagemail im Fall der Fälle. Entscheidet sich ein Unternehmen gegen einen Bewerber oder eine Bewerberin, sollte dies in jedem Fall personalisiert entweder per Telefon oder Schreiben geschehen. Gar keine Reaktion oder ein offensichtlich automatisiertes Ablehnungsschreiben trifft laut der CandEx Studie von 2014 auf die geringste Akzeptanz und kann einen nachhaltigen Imageverlust des Unternehmens zur Folge haben.

Die Tatsache, dass viele Unternehmen von BewerberInnen keinerlei Feedback zu ihren Eindrücken vom Bewerbungsprozess einholen, ist verschenktes Potential, denn das Interesse eines Unternehmens an der Wahrnehmung des Kandidaten bzw. der Kandidatin vom Bewerbungsprozess wird von KandidatInnen in aller Regel als wertschätzend empfunden. So kann ein ehrlicher und offener Austausch zum Bewerbungsverfahren auch bei abgelehnten KandidatInnen ein positives Bild des Unternehmens als attraktiver Arbeitgeber hinterlassen.

Die Gestaltung des gesamten Prozesses im Sinne der Candidate Experience und eine bewusste Auseinandersetzung mit dem Weg, den Kandidaten im Unternehmen bei einem ersten Kennenlernen gehen, haben einen erheblichen Einfluss über den eigentlichen Prozess hinaus. Abgesehen von der Bewertung des Bewerbungsprozesses seitens der KandidatInnen und der damit einhergehenden Image-Pflege, wird in diesem Prozess der Grundstein für die potentielle weitere Zusammenarbeit zwischen KandidatInnen und dem Unternehmen gelegt. Ein langfristiger positiver Eindruck kann ein späteres Zusammenfinden mit einem Mitarbeitenden begünstigen. Genauso kann der Onboarding-Prozess, bei der konsequenten Gestaltung im Sinne der Kommunikationsstrategie, mit einer vorangegangenen positiven Candidate Experience für den Mitarbeitenden erheblich erleichtert werden.

Text:

André Katz, Personal- und Organisationsberater

Mirja Trojan, Referentin Unternehmenskommunikation