Digital Recruiting III: Bewerbungsmanagement mit DMS

Bewerbungsmanagement DMS
  • Mittwoch, 10 Oktober 2018 09:09
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In Zeiten der Digitalisierung ist auch die Arbeitswelt in den unterschiedlichsten Bereichen von der digitalen Transformation betroffen. Unternehmen – auch in der Gesundheits- und Sozialwirtschaft – können heutzutage auf eine digitale Verwaltung von Bewerbungsunterlagen nicht mehr verzichten. Doch nach wie vor stapeln sich in vielen Büros die Papierberge – ein einheitliches System für das Bewerbungsmanagement findet man nur selten vor.

 DMS: Digitaler Helfer bei eingehenden Bewerbungen

„Eine einfache Lösung für das Bewerbungsmanagement bieten sogenannte Dokumentenmanagement-Systeme“ (DMS), weiß Esther Niehoff, Personalberaterin bei contec. Solche Systeme verwalten eingehende Bewerbungen und transformieren diese in digitale Akten – dieser Prozess erleichtert den Arbeitsalltag vieler Mitarbeitender. Vor allem Träger mehrerer Einrichtungen profitieren von solchen digitalen Helfern: das zentral organisierte System ermöglicht u.a., dass eingegangene Initiativbewerbungen auch für die anderen trägerinternen Einrichtungen zugänglich sind. Dieser Digitalisierungsprozess kann die Arbeit der Mitarbeitenden effizient unterstützen, indem er nicht nur eingegangene Bewerbungen archiviert, sondern vielmehr auch den Workflow abbilden kann.

Bewerbungsmanagement Plus: Schöpfen aus dem Bewerberpool

„Ergänzend zum DMS ist ein Online-Bewerbungsformular auf der Unternehmenshomepage immer sinnvoll“, rät die Expertin. So können eingehende Bewerbungen automatisch und ohne viel Mühe in das DMS überführt werden. Dieser Prozess bringt viele Vorteile mit sich: Durch die automatisierte Überführung in das DMS kann schnell und einfach ein Bewerberpool aufgebaut werden. So kann auch die nachhaltige Kommunikation zu potentiellen Bewerbenden unkompliziert erfolgen. Bewerbende können außerdem jederzeit kontaktiert werden, das Unternehmen kann mit ehemaligen Mitarbeitenden, Praktikanten oder Auszubildenden langfristig in Kontakt stehen.

Only the best: Gefilterte Vorauswahl und One-Click-Bewerbung

Außerdem ermöglicht ein solches Bewerbungsmanagement-System gezielte Vorabfragen, um eine softwaregenerierte Vorauswahl zu treffen. So können ohne großen Sichtungsaufwand Bewerbende, die die Anforderungen der zu besetzenden Stelle erfüllen, direkt gefiltert und kontaktiert werden. Eine weitere Möglichkeit, die das DMS bietet, ist die One-Click-Bewerbung. So können sich vor allem junge Bewerbende mit nur einem Mausklick über ihre Karrierenetzwerkprofile, z.B. auf XING oder LinkedIn, für eine offene Stelle bewerben. Diese Bewerbung wird direkt in die digitale Datenbank überführt und kann so einfach und schnell bearbeitet werden.

Das A&O: Datenschutz und richtige Einarbeitung

Einige Unternehmen bieten den Bewerbenden außerdem die Möglichkeit, sich mobil über WhatsApp oder andere Chats zu bewerben. Esther Niehoff warnt jedoch, hier besonders Acht zu geben: „Bei solchen Angeboten läuft man leider auch Gefahr, dass sich nicht nur aktiv oder passiv suchende Kandidaten bewerben, sondern die, die lediglich ihren eigenen Marktwert testen möchten.“ Davon darf man sich als Unternehmen jedoch nicht abschrecken lassen, denn die Vorteile eines solchen digitalen Bewerbungsmanagements liegen klar auf der Hand. Wie auch bei anderen Prozessen, die neu in ein Unternehmen eingeführt werden, ist auch hier alles eine Sache der Umsetzbarkeit. Im Rahmen der Datenschutzbestimmungen muss auch darauf geachtet werden, dass die zeitlichen Beschränkungen zur Aufbewahrung der Bewerbungsunterlagen eingehalten werden. Außerdem sollten vor allem die älteren Mitarbeitenden, die vielleicht nicht ganz so vertraut mit den digitalen Prozessen sind, richtig abgeholt und in die Systeme eingearbeitet werden.

Persönlicher Kontakt bleibt wichtig

Setzen Sie als Unternehmen aber nicht vollkommen auf digitale Prozesse: binden Sie sowohl persönliche als auch telefonische Gespräche mit in den Prozess ein. Dies drückt Ihre Wertschätzung aus und steigert das menschliche Miteinander. So wird ein positives Bewerbererlebnis, die sogenannte Candidate Experience, ermöglicht, was im Umkehrschluss das Unternehmensimage langfristig steigert.

Text: Ewa Kulas, Projektassistentin