Personalsteuerung in der Kinder- und Jugendhilfe

Pädagogische Qualität sichern, fachliche und rechtliche Vorgaben erfüllen und die verfügbaren Personalressourcen verantwortungsvoll einsetzen: Einrichtungsleitungen in der Kinder- und Jugendhilfe müssen unterschiedliche Anforderungen miteinander in Einklang bringen. Wie eine wirksame Personalsteuerung dabei unterstützen kann und welche Handlungsmöglichkeiten sich für Ihre Einrichtung ergeben, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Vom Dienstplan zur wirksamen Personalsteuerung

Eine intensivpädagogische Wohngruppe scheint auf den ersten Blick vollständig besetzt. Nach zwei kurzfristigen Krankheitsausfällen übernimmt jedoch eine zusätzliche Kraft die Nachtschicht; eine Fachkraft ist lediglich telefonisch erreichbar. Damit stellen sich unmittelbar Fragen: Wer trägt im Krisenfall die fachliche Verantwortung? Wann muss die Rufbereitschaft aktiviert werden? Und entspricht die tatsächliche Besetzung noch den Anforderungen aus Konzeption und Betriebserlaubnis?

Solche Situationen sind für viele Träger keine Ausnahme. Fachkräftemangel, wirtschaftlicher Druck und steigende Anforderungen an Qualität, Dokumentation und Kinderschutz treffen auf Dienstpläne, die häufig mit knappen Reserven, gewachsenen Routinen und wenig auswertbaren Daten arbeiten. Fehlen klare Mindestbesetzungen, Verantwortlichkeiten und Eskalationswege, müssen Leitungskräfte bei jedem Ausfall kurzfristig entscheiden. Statt vorausschauend zu steuern, binden Krankmeldungen, Dienstplanänderungen und Rückfragen einen großen Teil ihrer Zeit.
Die Folgen zeigen sich auf mehreren Ebenen: Einzelne Mitarbeitende springen wiederholt ein, Mehrarbeit und Ruhezeitrisiken nehmen zu und die Dienstplanung verliert an Verlässlichkeit. Zugleich kann die fachliche Qualität unter Druck geraten, wenn erforderliche Kompetenzen in einer Schicht fehlen, geplante pädagogische Arbeit verschoben wird oder Beziehungskontinuität nicht gesichert ist. Damit wirken sich Lücken in der Personalsteuerung unmittelbar auf die Arbeit mit Kindern und Jugendlichen aus. Personalsteuerung muss deshalb über die reine Organisation von Diensten hinausgehen und pädagogische Bedarfe, personelle Ressourcen und die betriebserlaubnisrelevanten Rahmenbedingungen miteinander verbinden.

Es sind also nicht allein fehlende Personen, die die Personalsteuerung erschweren, sondern häufig auch fehlende Strukturen. Ohne klare Prozesse, Zuständigkeiten und verbindliche Regelungen geraten selbst gut aufgestellte Teams an ihre Grenzen. Dabei bietet eine systematische Personalsteuerung verschiedene Ansatzpunkte, um den Personaleinsatz bedarfsgerecht zu gestalten und auch bei kurzfristigen Veränderungen handlungsfähig zu bleiben.

Was Sie benötigen, um den Personalbedarf systematisch zu ermitteln und fachlich abzusichern

Eine belastbare Personalplanung beginnt mit fünf Prüfschritten:

1. Pädagogische Bedarfe und Spitzenzeiten bestimmen.

   Hilfepläne, Diagnostik und Beobachtungen zeigen, welche Unterstützung Kinder und Jugendliche benötigen und zu welchen Zeiten der Betreuungsbedarf besonders hoch ist.
   
   

2. Quantitativen und qualitativen Personalbedarf ableiten.

   Aus den Bedarfen ergibt sich, wie viele Mitarbeitende mit welchen Kompetenzen in den jeweiligen Zeitfenstern benötigt werden.
   
   

3. Konzeption, Betriebserlaubnis und Leistungsvereinbarungen abgleichen.

   Diese Dokumente bilden den verbindlichen Rahmen. Veränderte Dienstzeiten, Aufgabenverteilungen oder Personalmixe müssen daraufhin geprüft werden, ob die gelebte Praxis weiterhin der genehmigten Konzeption entspricht.
   
   

4. Funktionen und Verantwortlichkeiten festlegen.

   Der Gesetzentwurf der Bundesregierung zum 1. KJHSRG, der im Oktober 2026 an die Bundestagsausschüsse überwiesen wurde, richtet die personellen Voraussetzungen stärker an den tatsächlich wahrzunehmenden Funktionen aus. Eine pauschale Absenkung fachlicher Standards ist damit nicht verbunden. Umso wichtiger werden nachvollziehbar begründete Qualifikationen, Entscheidungsbefugnisse und Verantwortungsgrenzen.
   
   

5. Kompetenzprofile und fachliche Rahmung entwickeln.

   Aufgabenportfolios können den Kompetenzen der Mitarbeitenden entsprechend strukturiert werden. Auch ein breiterer Personalmix kann Fachkräfte entlasten, sofern Eignung, Aufgaben, Anleitungsbedarf und fachliche Verantwortung eindeutig geregelt sind.

Ausfälle vorausschauend steuern statt kurzfristig improvisieren

Unbesetzte Stellen und kurzfristige Krankheitsausfälle lassen sich oft nicht verhindern und stellen viele Einrichtungen vor organisatorische Herausforderungen. Häufig werden entstehende Lücken durch spontane Dienstplanänderungen oder das Einspringen erfahrener Mitarbeitender geschlossen. Auf Dauer kann dies jedoch zu Überlastungen führen und die Verlässlichkeit der Dienstplanung beeinträchtigen.

Ein strategisches Ausfallmanagement schafft hier Abhilfe. Dazu gehören verbindliche Vertretungsregelungen, klar definierte Mindestbesetzungen und festgelegte Eskalationswege. In der Praxis kann eine abgestufte Vertretungslogik festlegen, wann zunächst gruppeninterne Lösungen, anschließend ein trägerweiter Springerpool und schließlich Leitung oder Rufbereitschaft aktiviert werden. Für Nacht- und Krisendienste sollte zusätzlich geregelt sein, welche Qualifikation vor Ort erforderlich ist, wer bei Unterschreitung der Mindestbesetzung entscheidet und wie Abweichungen dokumentiert werden.

Auch geplante Reservezeiten, einrichtungsübergreifende Vertretungsdienste und feste Kriterien für die Aktivierung der Rufbereitschaft können kurzfristige Ausfälle auffangen. Entscheidend ist, dass diese Instrumente nicht erst im Krankheitsfall ausgehandelt werden, sondern vorab mit Zuständigkeiten, Reaktionszeiten und fachlichen Grenzen beschrieben sind.

Auf dieser Grundlage lassen sich Vertretungsdienste gerechter verteilen und arbeitszeitrechtliche Vorgaben, insbesondere Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten, besser einhalten. Eine monatliche Auswertung von Ausfällen, Einspringdiensten und Mehrarbeit zeigt zudem, ob einzelne Teams oder Mitarbeitende dauerhaft überlastet werden.
Eine frühzeitige und verlässliche Dienstplanung ist zudem ein wichtiger Faktor für die Arbeitszufriedenheit pädagogischer Fachkräfte. Planbare Arbeitszeiten und transparente Vertretungsregelungen schaffen Sicherheit für die Mitarbeitenden und können damit auch einen Beitrag zur Personalbindung leisten.

Personaleinsatz transparent machen und gezielt steuern

Vorausschauende Planung reicht allein nicht aus. Leitungskräfte benötigen regelmäßig einen Abgleich zwischen geplanter und tatsächlicher Besetzung. Der veröffentlichte Dienstplan zeigt nur das Soll; kurzfristige Änderungen, Mehrarbeit und Abweichungen bei Fachkraftpräsenz oder Mindestbesetzung werden häufig erst in der Zeiterfassung sichtbar.

Die Verknüpfung von Dienstplanung, Arbeitszeiterfassung und Personalcontrolling ermöglicht es, solche Entwicklungen systematisch auszuwerten. Bereits wenige Kennzahlen, etwa zur Soll-Ist-Besetzung, Ausfall- und Einspringquote, Mehrarbeit oder Planstabilität, können wichtige Hinweise auf organisatorischen Handlungsbedarf liefern.

Wenn regelmäßig dieselben Mitarbeitenden zusätzliche Dienste übernehmen, wird anhand dieser Informationen frühzeitig sichtbar, wo Überlastungen entstehen. Statt wiederholt auf einzelne Ausfälle zu reagieren, können die Ursachen analysiert und Personalverteilung oder Vertretungsregelungen gezielt angepasst werden. Die Dokumentation schafft zugleich eine Grundlage, um den tatsächlichen Personaleinsatz gegenüber Aufsichtsbehörden und Kostenträgern nachvollziehbar darzustellen. Sie zeigt außerdem, ob wiederkehrende Ausfälle zu struktureller Mehrarbeit und damit zu wirtschaftlichen Risiken führen.

In der Digitalisierung liegen dafür große Chancen. Digitale Dienstplan- und Zeiterfassungssysteme können Informationen zusammenführen, Auswertungen erleichtern und verwaltungsintensive Prozesse vereinfachen. Voraussetzung ist jedoch, dass die zugrunde liegenden Abläufe und Verantwortlichkeiten klar definiert sind. Erst auf dieser Basis können digitale Lösungen ihre Wirkung entfalten und dazu beitragen, mehr Ressourcen für die direkte Arbeit mit Kindern und Jugendlichen freizusetzen.

Personalsteuerung ganzheitlich denken

Eine wirksame Personalsteuerung verbindet die pädagogischen Bedarfe mit den personellen, organisatorischen und rechtlichen Anforderungen einer Einrichtung. Entscheider*innen sollten die verschiedenen Hebel dabei nicht isoliert betrachten, sondern systematisch miteinander verzahnen. So können personelle Engpässe frühzeitig erkannt, Mitarbeitende entlastet und die fachlichen Standards auch unter schwierigen Rahmenbedingungen gesichert werden.

Einen ersten Ansatzpunkt bietet die Überprüfung bestehender Prozesse und Strukturen. Dabei können folgende Fragen Orientierung geben:

• Stimmen Konzeption, Betriebserlaubnis und tatsächlicher Personaleinsatz überein?
• Sind Mindestbesetzung, Fachkraftpräsenz und Verantwortlichkeiten verbindlich geregelt?
• Gibt es klare Verfahren für kurzfristige Ausfälle und kritische Situationen?
• Werden Abweichungen zwischen geplantem und tatsächlichem Personaleinsatz systematisch ausgewertet?
• Sind Überlastungen und wiederkehrende Engpässe frühzeitig erkennbar?
• Kann die Leitung Fachkraftpräsenz, Ausfälle, Einspringdienste und Mehrarbeit ohne manuelle Sonderauswertung erkennen?

Bereits die gemeinsame Betrachtung dieser Fragen kann wichtige Ansatzpunkte für organisatorische Verbesserungen aufzeigen. contec unterstützt Träger dabei, Konzeption und Betriebserlaubnis mit Personalbedarf, Dienstplanung, Zeiterfassung und Controlling zu verbinden.

Text: Tobias Tomaszik, Saskia Strangfeld,  Annette Borgstedt
Foto: AYO Production/Shutterstock