Prozesse verstehen, optimieren und digitalisieren im Krankenhaus – in 5 Schritten

Die Digitalisierung deutscher Krankenhäuser schreitet voran, das zeigt auch ein Blick auf den DigitalRadar 2026. Damit rückt eine neue Frage für Krankenhausverantwortliche in den Mittelpunkt: Wie lassen sich digitale Möglichkeiten so nutzen, dass klinische und administrative Prozesse im Krankenhaus tatsächlich besser werden? Wir haben fünf wichtige Steps für eine erfolgreiche Digitalisierung von Prozessen für Sie zusammengefasst.

Digitalisierung ist noch keine Prozessoptimierung

Die vergangenen Jahre haben in vielen Krankenhäusern die technischen Voraussetzungen für mehr Digitalisierung geschaffen. Doch digitale Systeme allein sorgen noch nicht für bessere Abläufe. Genau darauf haben wir bereits in unserem Beitrag Mehr als Technik: Wie Krankenhäuser KI erfolgreich implementieren hingewiesen: Entscheidend ist nicht allein, welche Technologien zum Einsatz kommen, sondern welchen konkreten Mehrwert sie für Prozesse, Mitarbeitende und die Versorgung schaffen. In diesem Beitrag nehmen wir nun die digitale Prozessoptimierung in den Blick und nennen Ihnen wichtige Steps, damit diese in Ihrem Haus ein Erfolg wird. 

STEP 1
Das Ziel klären: Welches Problem soll der Prozess lösen?

Prozessoptimierung beginnt mit einem gemeinsamen Zielbild – und das erfordert ein genaues Hinschauen. Sie als Krankenhausverantwortliche sollten nicht nur überlegen, welche Prozesse ins Digitale übertragen werden sollen. Noch wichtiger ist es, gemeinsam mit den beteiligten Fachbereichen vor dem Start einige grundlegende Fragen zu klären:

• Wo wollen wir hin?
• Welches konkrete Problem wollen wir lösen?
• Welche Verbesserungen sollen Mitarbeitende und Patient*innen im Alltag wahrnehmen?
• Wer übernimmt Verantwortung?
• Welche Meilensteine und Arbeitsstrukturen braucht das Projekt?

Die Klärung dieser Fragen ist keineswegs banal. Sie schafft Verbindlichkeit unter den Beteiligten, gibt dem Projekt eine klare Struktur und ermöglicht zugleich ein realistisches Erwartungsmanagement. Denn digitale Transformation verändert Routinen und benötigt Zeit: Neue Abläufe müssen entwickelt, ausprobiert und gegebenenfalls angepasst werden.

Behalten Sie dabei immer im Blick: Technologie ist Mittel zum Zweck. Das Ziel muss eine konkrete Verbesserung des Arbeits- oder Versorgungsprozesses sein für Mitarbeitende, Patient*innen und das Krankenhaus als Organisation.

STEP 2
Den realen Prozess verstehen, nicht den Prozess auf dem Papier

Nachdem Sie die Ziele Ihres Digitalisierungsprojekts geklärt haben, folgt im nächsten Schritt die Ist-Analyse. Dabei reicht es nicht aus, bestehende Prozessbeschreibungen, Dienstanweisungen oder Vorgaben zu betrachten. Entscheidend ist die Frage: Wie läuft der Prozess im Krankenhausalltag wirklich ab? Dafür ist es notwendig, Mitarbeitende aus den beteiligten Fachbereichen frühzeitig einzubeziehen.

So lassen sich beispielsweise unterschiedliche Vorgehensweisen innerhalb von Teams, Medienbrüche, Doppelerfassungen, unnötige Übergaben, Rückfragen und Wartezeiten sichtbar machen.

Gerade dabei zeigen sich häufig sogenannte „Scheinprozesse“: Auf dem Papier besteht ein klar definierter Ablauf, in der Praxis haben Mitarbeitende jedoch eigene Wege entwickelt, weil der vorgesehene Prozess nicht zum tatsächlichen Arbeitsalltag passt. Das ist für die spätere Digitalisierung entscheidend. Wer ausschließlich den dokumentierten Soll-Zustand betrachtet, läuft Gefahr, eine digitale Lösung für einen Prozess einzuführen, der so in der Realität überhaupt nicht gelebt wird.

💡Merken Sie sich: Nicht allein Geschäftsführung, IT oder Chefärzt*innen sollten definieren, wie ein Prozess funktioniert. Die Mitarbeitenden, die täglich mit dem Prozess arbeiten und später die digitale Lösung nutzen, müssen ihre Expertise aktiv einbringen können. Sie wissen besonders genau, wo Reibungsverluste entstehen und welche Veränderungen im Arbeitsalltag tatsächlich helfen.

STEP 3
Den Prozess neu gestalten und erst dann digital abbilden

Aus der Ist-Analyse entsteht der Soll-Prozess. Jetzt geht es darum, nicht einfach den bestehenden Ablauf technisch nachzubauen, sondern ihn kritisch zu hinterfragen: Welche Prozessschritte benötigen wir überhaupt noch? Was können wir vereinfachen, vereinheitlichen oder automatisieren?

Genau an diesem Punkt liegt häufig der entscheidende Unterschied zwischen einer reinen Digitalisierung und echter Prozessoptimierung. Wird ein komplizierter analoger Ablauf eins zu eins digital übertragen, bleibt die zugrunde liegende Komplexität bestehen – nur eben in einem digitalen System.

💡Merken Sie sich: Nicht das Tool sollte den Prozess bestimmen. Die Anforderungen des Soll-Prozesses bestimmen, welche Lösung geeignet ist.

Das ist auch für die Softwareauswahl relevant. Eine Anwendung kann technisch leistungsfähig sein und dennoch an den Bedürfnissen eines konkreten Teams vorbeigehen. Deshalb sollten auch in diesem Schritt gerade diejenigen Mitarbeitenden in Auswahl und Erprobung eingebunden werden, die später täglich mit der Lösung arbeiten.

STEP 4
Im Kleinen starten und Mitarbeitende für die Veränderung gewinnen

Auch ein sinnvoll gestalteter digitaler Prozess verändert den Arbeitsalltag erheblich. Neue Systeme erzeugen zunächst zusätzliche Reibung: Routinen verändern sich, Mitarbeitende müssen neue Abläufe erlernen und vertraute Vorgehensweisen verlassen.

Ein praxisnaher Ansatz ist das Prototyping auf einer Pilotstation oder in einem ausgewählten Pilotbereich. Besonders geeignet ist ein Team, das offen für digitale Lösungen ist und Interesse daran hat, den neuen Prozess aktiv mitzugestalten.

Ein erfolgreicher Pilot schafft etwas, das sich schwer durch Projektpläne oder Präsentationen erzeugen lässt: konkrete Erfahrung im eigenen Haus. Mitarbeitende anderer Bereiche können sehen, wie die neue Lösung im Alltag funktioniert, welche Schwierigkeiten aufgetreten sind und welchen Nutzen sie tatsächlich bringt.

Genau hier spielt auch das psychologische Kapital eines Veränderungsprozesses eine wichtige Rolle. Mitarbeitende müssen erleben können, dass sich der zusätzliche Aufwand der Umstellung lohnt. Kleine, früh sichtbare Verbesserungen stärken das Vertrauen in den Veränderungsprozess und erhöhen die Bereitschaft, neue Arbeitsweisen auszuprobieren.

STEP 5
Wirkung messen: Wann ist ein digitaler Prozess wirklich besser?

Mit der technischen Einführung endet die Prozessoptimierung allerdings nicht. Erst im Arbeitsalltag zeigt sich, ob die Veränderung ihren Zweck erfüllt. Deshalb sollten Sie bereits zu Beginn des Projekts festlegen, woran sich später erkennen lässt, ob der neue Prozess tatsächlich besser funktioniert.

Dabei sollten Krankenhäuser mindestens drei Perspektiven betrachten:

Wirtschaftlichkeit

Reduziert der neue Prozess beispielsweise Zeitaufwand, Doppelarbeit oder andere vermeidbare Aufwände? Entstehen durch Automatisierung oder bessere Datenflüsse messbare Effizienzgewinne?

Nutzung

Nutzen Mitarbeitende das neue System und den definierten Prozess tatsächlich? Eine technisch eingeführte Lösung schafft keinen Mehrwert, wenn Beschäftigte sie umgehen, parallel mit alten Verfahren weiterarbeiten oder auf informelle Alternativen zurückgreifen.

Mitarbeitendenperspektive

Erleben die Beschäftigten eine spürbare Verbesserung oder Entlastung? Gerade bei klinischen und administrativen Prozessen ist diese Perspektive wesentlich. Eine Lösung kann aus technischer Sicht funktionieren und dennoch zusätzliche Arbeitsschritte oder neue Reibungsverluste erzeugen.

Je nach Prozess können konkrete Kennzahlen hinzukommen, etwa:

• Zeitaufwand für Dokumentation,
• Häufigkeit von Doppelerfassungen,
• Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten,
• Zahl notwendiger Rückfragen,
• Fehlerquoten, beispielsweise bei der Medikation,
• aktive Nutzung einer digitalen Anwendung oder
• Zufriedenheit der Mitarbeitenden.

Text: Thorsten Pölling | Florian Platen | Katharina Ommerborn 
Bild: Shutterstock