KI-Projekt: Auf Personalengpässe in der Dienst- und Einsatzplanung reagieren
Das Innovationsnetzwerk Eingliederungshilfe.digital (INNET) lädt dazu ein, durch ein KI-Projekt in der Eingliederungshilfe die Entwicklung einer digitalen, KI-gestützten und damit optimierten Dienst- und Einsatzplanung voranzutreiben. Werden Sie Vorreiter*in!
➡️ Hier geht’s zum Update nach der ersten Live-Projektvorstellung
Die Dienst- und Einsatzplanung in der Eingliederungshilfe wird durch mehrere Anforderungen erschwert: Personalmangel, Personenzentrierung und individuelle Wünsche wie die Vereinbarkeit von Familie, Pflege und Beruf gilt es bei der Planung in Einklang zu bringen. Planende Personen stehen stets vor der Herausforderung, es allen recht zu machen und dabei mit begrenzten Ressourcen zu arbeiten – sie stehen permanent zwischen den Stühlen. Das bedeutet auch, dass die Planung in der Organisation enorme Kapazitäten bindet.
Eine gute Dienst- und Einsatzplanung hilft dabei, trotz eingeschränkter personeller Ressourcen ein gutes Leistungsangebot zu gewährleisten und sollte auf Engpässe reagieren sowie die Personenzentrierung berücksichtigen können. Sie hat das Potenzial, die Versorgungsqualität zu steigern, ein „Einspringen aus dem Frei“ zu vermeiden und die Mitarbeitendenbindung zu stärken. Denn sie reagiert auf individuelle Wünsche von Beschäftigten und Nutzer*innen ebenso wie auf unvorhersehbare Herausforderungen.
Wie können digitale Technologien und KI eine gute Personal- und Einsatzplanung in der Eingliederungshilfe unterstützen? Diese Frage stellt sich das INNET im Rahmen eines INNET-Impulses und darüber hinaus. „Aus unserer Sicht können innovative und digital unterstützte Konzepte von Dienst- und Einsatzplanung maßgeblich dazu beitragen, den Mitarbeitenden-Einsatz kostengünstig und unter Berücksichtigung des personenzentrierten Ansatzes zu gestalten. Eine gelungene Personalplanung trotz des Fachkräftemangels ist zudem ein wichtiger Baustein für die qualitativ hochwertige Betreuung unserer Klient*innen und deshalb ein Bereich, den wir genauer in den Blick nehmen wollen,“ erklärt Anne Krüger, Finanzvorständin des wewole Stiftung e. V.
Potenziale einer KI-gestützten Personalplanung
Die Digitalisierung der Dienst- und Einsatzplanung ermöglicht es, die Kommunikation mit und zwischen den Mitarbeitenden zu vereinfachen und Verwaltungsaufwände zu verringern. KI-gestützte Technologien können Entscheidungsfindungen unterstützen und Bedarfe, Kompetenzen sowie spezifische Anforderungen berücksichtigen – z. B. die durch die personenzentrierte Leistungserbringung veränderte Personalbemessung und -steuerung.
KI-Projekte in der Eingliederungshilfe können somit für Entlastung der Planer*innen sorgen und das Abwägen der schon zu Beginn skizzierten, vielfältigen Anforderungen und Bedürfnisse vereinfachen. Damit haben sie das Potenzial, Zeit und personelle Ressourcen einzusparen, die dann wiederum verstärkt in fachliche Prozesse investiert werden können.
KI-Projekt: Digitale Lösungen entwickeln
Wie kann nun eine solche digitale Lösung für die Dienst- und Einsatzplanung aussehen? Eine Trägergruppe aus dem INNET will die Entwicklung eines derartigen KI-Projektes in der Eingliederungshilfe anstoßen und hierfür einen Verbund bilden. Einige Produktanforderungen hat der INNET Netzwerkkern – bestehend aus Leistungserbringern der Eingliederungshilfe – bereits definiert. Diese sollen gemeinsam weiterentwickelt werden:
- Schnittstellen: Das im Rahmen des KI-Projektes entwickelte Produkt sollte Schnittstellen zu bestehenden Personalverwaltungssystemen ermöglichen.
- Anforderungen & Wünsche: Die Perspektiven aller Mitarbeitenden, Anforderungen aus den jeweiligen Rahmenverträgen, die betriebliche Perspektive sowie die Nutzer*innensicht müssen im Produkt sowie in dessen Entwicklung eingebunden werden.
- Engpassmanagement: Das Produkt sollte ein Engpassmanagement beinhalten.
➡️ Update zur INNET Projektvorstellung | Veranstaltung mit großem Erfolg: Engagierte können sich noch bis zum 15. Januar für Projektverbund melden
Mit KI-gestützter Dienst- und Einsatzplanung auf Personalengpässe reagieren. Diese Projektidee hat das Innovationsnetzwerk Eingliederungshilfe.digital (INNET) einem interessierten und engagierten Personenkreis vorgestellt. Ziel war und ist es, zu Beginn des kommenden Jahres einen Trägerverbund zur Umsetzung der Projektidee zusammenzustellen.
Das INNET treibt digitale Innovationen voran, um die Teilhabe von Menschen mit Beeinträchtigung und die Trägerentwicklung zu fördern. Um dies zu erreichen, gibt das Netzwerk unter anderem Anstöße zur Bildung von Projektverbünden, welche Lösungsansätze eigenständig weiterverfolgen. Der erste Lösungsansatz unter dem Titel „Mit KI-gestützter Dienst- und Einsatzplanung auf Personalengpässe reagieren“ stieß auf so großes Interesse, dass der Termin in kürzester Zeit ausgebucht war.
Dies zeigt, dass die Idee auf wesentliche Herausforderungen der Branche eingeht. Zu nennen ist einerseits das Ausfallmanagement, das einen hohen administrativen Aufwand von Leitungskräften erfordert. Das Einspringen verursacht Unzufriedenheit und eine fehlende Abgrenzung von Beruf und Privatleben. Zum Umgang mit diesen Ausfällen liegen kaum praktische Konzepte vor. Des Weiteren werden Leistungen infolge der neuen Leistungssystematik differenzierter definiert und bewilligt. Diese individuelle Assistenz wird häufig nicht systematisch in der Dienstplanung berücksichtigt. Zuletzt sind temporäre Bedarfsspitzen zu nennen. Häufig sind Bedarfe im späten Nachmittag/Abend und am Wochenende besonders hoch, was einen erhöhten Beschäftigteneinsatz bei einem Mangel an Mitarbeiter*innen erfordert. Für Beschäftigte sind diese Schichten und Wochenendeinsätze hingegen sehr unattraktiv.
Mithilfe von KI entstehen neue, bisher kaum genutzte Potenziale, um diese Herausforderungen zu bewältigen. KI bietet …
- Unterstützung bei Entscheidungen und Priorisierungen
- Entlastung bei Planungsaufgaben und mehr Zeit für fachliche Aufgaben
- Leichteres Engpassmanagement
- Verknüpfung der Bedarfe von Klient*innen und Mitarbeiter*innen
- Kommunikation mit Mitarbeiter*innen
💡Sie wollen in einem übergreifenden KI-Projekt dazu beitragen, das Produkt zu entwickeln?
Das INNET lädt engagierte Menschen ein, in einem Verbund mitzuwirken und diese Potenziale in einem Projekt nutzbar zu machen. Noch bis zum 15. Januar 2024 sammelt das INNET (via Leah Kerstan, l.kerstan@contec.de) Interessensbekundungen zur Projektprojektbeteiligung. Im kommenden Jahr wird der Fokus des Verbundes darauf liegen, eine Projektskizze anzufertigen und Finanzierungsoptionen zu identifizieren und zu sichern. Von 2024–2027/28 wird die Umsetzung der Projektidee verfolgt.
Leah Kerstan
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