Ambulante Pflege: Tourenplanung verbessern – 7 Tipps

Ambulante Pflege Tourenplanung Team
Montag, 24 August 2020 18:15

Wie ambulante Pflegedienste ihre Touren organisieren, hat großen Einfluss auf den Unternehmenserfolg. Durch gute Planung lässt sich die Effizienz steigern. Außerdem trägt die Planung maßgeblich dazu bei, wie zufrieden die Mitarbeitenden sind. Das wiederum wirkt sich entscheidend auf die Zufriedenheit der Klient*innen aus. Wir zeigen Ihnen, welche Faktoren Sie beachten sollten und geben praktische Ansätze und Tipps für Ihre Planung.

Eine gute Tourenplanung in der ambulanten Pflege hat das Ziel, eine verlässliche Planung zwischen den Bedarfen der Klient*innen und den rechtlichen Ansprüchen aus dem Arbeitszeitgesetz zu schaffen. Auch die Wirtschaftlichkeit ist zu bedenken: Am Ende aller Touren muss sich eine Kostendeckung abbilden. Weiterhin sind die Ansprüche der Kostenträger von Bedeutung, nämlich eine rechtskonforme Leistungserbringung und -abrechnung.

Ambulante Tourenplanung: 7 Tipps

In der Planung rund um diese Ansprüche sind es oft die Belange der Mitarbeitenden, die zu kurz kommen. Denn allein durch die Erfüllung der rechtlichen Erfordernisse erreicht die Pflegedienstleitung noch nicht unbedingt die angestrebte Mitarbeiterzufriedenheit. Flexibilität und private Planungsmöglichkeiten der Mitarbeitenden stehen oft hinten an. Diese sollten aber in der Planung durchaus Berücksichtigung finden.

Wir zeigen Ihnen, was Sie bei der Tourenplanung beachten sollten. Mit diesen Tipps können Sie die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden und dadurch auch ihrer Kund*innen steigern – und gleichzeitig effizient arbeiten.

1. Clever planen

Planen Sie so wenige Touren wie möglich, aber auch so viele wie nötig. Ein häufiger Fehler liegt darin, morgens eine hohe Zahl an kurzen Touren zu planen. Füllen Sie die Touren besser in angemessenem Maße aus. Eine Tour sollte dabei aber auch nicht länger als sieben Stunden inklusive Pause andauern. Im Idealfall greift die Formel „Tour = Dienst“. Möglicherweise benötigen Sie mit weniger Touren sogar weniger Autos und können an dieser Stelle Kosten sparen. Planen Sie aber auch realistisch: Zu eng getaktete Touren führen zu zeitlichem Stress und haben unter Umständen qualitative Einbußen zur Folge. Deshalb sollten mögliche Notfälle bei den Klient*innen, aber auch Staus oder Einschränkungen durch Wetterverhältnisse in der Planung Berücksichtigung finden. Für die Mitarbeitenden ist hilfreich zu wissen, dass die Leitung mögliche Verspätungen auch vorausschauend mit den Klient*innen bespricht.

2. Zeiten beachten

Teil- bzw. Doppeldienste sollten Sie in der Planung möglichst verhindern. Wenn ein*e Mitarbeiter*in morgens und nachmittags für jeweils wenige Stunden arbeitet, führt das häufig zu einem Rhythmus mit zwölf Tagen Arbeit und zwei Tagen frei. Wünschenswert ist aber eine Fünf-Tage-Woche mit sieben bis neun freien Tagen im Monat. Verhindern Sie auch kurze Wechsel von Spät- auf Frühdienst und garantieren Sie jeweils einen freien Tag zwischen einer späten und einer frühen Schicht.

3. Teamausfälle mitdenken

Insbesondere kurzfristiges Einspringen aufgrund von Krankheit führt zu Unzufriedenheit und letztlich noch mehr krankheitsbedingten Fehlzeiten. Mögliche Ausfälle im Team lassen sich in der Planung aber mitdenken. Über Hintergrunddienste bzw. -tage, die die Mitarbeitenden planmäßig und rotierend übernehmen, ist ein erfolgreiches Ausfallmanagement möglich. So schaffen Sie Sicherheit im Frei. Im Idealfall haben die Mitarbeitenden selbst Einfluss darauf, wann sie Hintergrunddienste übernehmen. Bleiben Sie auch flexibel: Am Wochenende kann z. B. auch ein anderes System sinnvoll sein.

4. Agil bleiben

Sehen Sie immer auch eine Tour vor, in der Sie noch Kapazität für eine Neuaufnahme haben. Weiterhin ist es sinnvoll, z. B. Klient*innen, die nur ein- bis zweimal pro Woche angefahren werden, in Touren mit hoher Agilität einzubinden. Oft bieten sich diese Besuche vor allem am Ende der Tour an – es sei denn, sie liegen zum Beispiel zwischendurch auf dem Weg.

5. Balance wahren

Achten Sie darauf, in den Touren eine Balance zwischen fachlichem Anspruch und körperlicher Belastung abzubilden. Es ist nicht zielführend, wenn einzelne Mitarbeitende sich auf ihren Touren verausgaben. Oft kann eine Entlastung durch die Verteilung der Klient*innen in Touren bestehend aus Hauswirtschaft und Betreuung erreicht werden (mit Leistungen nach § 45b SGB XI). Betreuungskräfte können dabei deutlich mehr Zeit mit den Klient*innen verbringen und lernen deren Bedürfnisse besser kennen. Das kann wertvoll für die Kundenbeziehung sein: Schaffen Sie daher Möglichkeiten zum regelmäßigen Austausch zwischen Betreuungs- und Pflegekräften.

6. Gemeinsam arbeiten

Im Arbeitsalltag sind Pflegedienst-Mitarbeitende erst einmal auf sich allein gestellt. Die Tourenplanung sollte gerade deshalb die Möglichkeit der gegenseitigen Unterstützung bieten. Aufgabe der Führungskraft ist es, einen Teamgedanken, eine Kultur der Gemeinsamkeit, zu etablieren. Auch gute Kommunikation ist unerlässlich. Es kann sinnvoll sein, einen Verhaltenskodex aufzustellen, um Verbindlichkeit zu schaffen. Sorgen Sie für eine Kultur, in der Kolleg*innen einspringen, wenn jemand z. B. aufgrund eines Notfalls eine Tour unterbrechen muss. Ebenso sollte es selbstverständlich sein, dass die Mitarbeitenden Hilfe auch proaktiv anbieten, wenn in ihrer Tour Kapazitäten freiwerden.

7. Mitarbeitende einbinden

Agieren Sie immer transparent und auf Augenhöhe mit Ihren Mitarbeitenden. Eine gemeinschaftliche Führungsidee kann viel bewirken und die Arbeitgeberattraktivität deutlich steigern. Die Erfahrung zeigt: Mitarbeitende sind zufriedener und motivierter, wenn sie die Dienstplanung mitgestalten oder sogar selbst übernehmen können, zum Beispiel im Rahmen selbstgesteuerter Teams. Schaffen Sie auch Raum für Wertschöpfung und Identifikationsprozesse in Ihrem Team und übertragen Sie Verantwortung. Das funktioniert dann, wenn Sie wissen, was ihre Mitarbeitenden am besten können und in welchen Bereichen sie sich einbringen wollen.

Nehmen Sie Ihre Tourenplanung unter die Lupe!

Mit einer guten Tourenplanung – und besonders wenn Sie Ihren Mitarbeitenden die Chance geben, mitzugestalten – können Sie Ihre Attraktivität als Arbeitgeber deutlich steigern. Es ist ebenfalls wichtig, zu erkennen, dass Qualitätsmanagement und Wirtschaftlichkeit eng miteinander verbunden sind. Wenn eine Pflegedienstleitung ihre Kund*innen nie besucht, wird sie vielleicht nie feststellen, dass sich deren Bedürfnisse ändern und eine Anpassung der Leistungen sinnvoll sein kann. Ein Beispiel: Vielleicht kann es für Ihren Pflegedienst interessant sein, eine späte Tour anzubieten, die sich gerade jüngere Klient*innen oft wünschen. So gewinnen Sie langfristig das Vertrauen der Pflegebedürftigen in Ihre Leistungen, da diese sich darin individuell wiederfinden.

Unsere Empfehlung lautet: Nehmen Sie Ihre Tourenplanung einmal kritisch unter die Lupe. Es lohnt sich!

Text: Linda Englisch
© contrastwerkstatt/Adobe.Stock

Ute Cichos

Ute Cichos contec

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