Warum Change-Management über den Erfolg Ihrer digitalen Strategie entscheidet
Stellen Sie sich vor: Eine teure neue Software wird eingeführt – doch niemand nutzt sie. Dieses Szenario ist im Zuge der Digitalisierung keine Seltenheit, lässt sich aber durch professionelles Change-Management verhindern. Nur wer seine Mitarbeitenden bei der digitalen Transformation mitnimmt und diese schrittweise und planvoll gestaltet, wird langfristig erfolgreich sein.
Doch was heißt das konkret? Muss jede Softwareeinführung automatisch ein umfassendes Veränderungsprojekt auslösen? Nicht zwingend, aber: Auch kleine Vorhaben brauchen Struktur, Beteiligung und eine klare Kommunikation – genau hier setzt das Change-Management an.
Digitale Transformation in der Sozialwirtschaft: Komplex und herausfordernd
Die Digitalisierung verändert die Arbeitswelt und unseren Alltag grundlegend. Neue Kommunikationswege entstehen, analoge Arbeitsweisen werden durch digitale Tools ersetzt, Kompetenzanforderungen wandeln sich. In der Sozialwirtschaft sind diese Veränderungen besonders komplex und geprägt von Spannungsfeldern:
- Zwischen Fürsorgekultur und Effizienzdruck
- Zwischen pädagogischer Haltung und technischer Umstellung
- Zwischen Partizipation und Projektdynamik
Gerade aufgrund dieser Spannungen braucht es einen strategischen Blick auf Veränderung – unabhängig vom Projektumfang.
Change-Management als Erfolgsfaktor der Digitalisierung
Professionelles Change-Management ist kein „weicher Faktor“, sondern ein entscheidender Erfolgshebel für die Digitalisierung. Es hilft, technische und strukturelle Veränderungen mit Klarheit, Beteiligung und Konsequenz zu gestalten.
Häufig wird angenommen, dass Digitalisierung bestehende analoge Prozesse 1:1 digital abbildet. Doch das ist ein Trugschluss: Ineffiziente Strukturen bleiben ineffizient, auch in digitaler Form. Die eigentliche Chance liegt darin, Prozesse zu überdenken, vereinfachen und besser aufeinander abzustimmen.
Merksatz: Ein schlechter analoger Prozess wird durch Digitalisierung nicht besser – aber sichtbar.
Mitarbeitende gewinnen: Digitalisierung verständlich machen
Viele Mitarbeiter*innen begegnen digitalen Veränderungsprozessen zunächst mit Unsicherheit. Das passiert nicht aus grundsätzlicher Ablehnung, sondern durch mangelnde Orientierung. Deshalb ist es entscheidend, Veränderungen verständlich zu kommunizieren und an den Arbeitsalltag anzubinden. Eine offene Fehlerkultur, Transparenz und Beteiligung beugen Widerständen vor. Das gilt insbesondere für den Umgang mit neuen Technologien wie zum Beispiel Künstlicher Intelligenz (KI).
Führungskräfte spielen hierbei eine zentrale Rolle: Sie müssen Orientierung geben, Ängste ernst nehmen und Mut machen. Wenn sie Erfolge sichtbar machen und eine lernfreundliche Atmosphäre schaffen, stärken sie die Veränderungsbereitschaft im Team, denn digitale Transformation beginnt im Kopf. Nur wer offen für Neues ist, kann digitale Prozesse aktiv mitgestalten.
Praxisbeispiele zur Beteiligung:
1. Digitaler Stammtisch
Ein Team führt ein monatliches Austauschformat zu digitalen Themen ein, das allen Mitarbeitenden offensteht. In ungezwungener Atmosphäre können Fragen gestellt, Bedenken geäußert und Ideen eingebracht werden. Der Stammtisch fördert das gegenseitige Verständnis, schafft Raum für Beteiligung und stärkt die Bereitschaft, sich mit digitalen Veränderungen aktiv auseinanderzusetzen.
2. Interne Info-Kampagne
Eine interne Kampagne mit kurzen Videoclips vermittelt anschaulich den Nutzen digitaler Tools und baut Berührungsängste ab. Leitungskräfte oder engagierte Kolleg*innen erklären in den Videos, welche Vorteile die Anwendungen bieten, und wie sie den Arbeitsalltag entlasten.
3. Testphase für digitale Anwendungen
Neue digitale Lösungen werden in einer strukturierten Testphase erprobt. Kleine Teams testen verschiedene Softwaretools und geben dazu systematisch Rückmeldungen. Die Ergebnisse fließen dann direkt in Entscheidungsgremien ein und stärken die Partizipation an Digitalisierungsprozessen.
Zwei Perspektiven, ein Ziel: Projektplanung trifft Change-Management
Wer eine neue Software einführt, braucht mehr als Technik. Es braucht eine saubere Projektstruktur mit Zeitplan, Zuständigkeiten, Meilensteinen und Ressourcen. Doch das allein reicht nicht aus, denn jedes Digitalprojekt betrifft auch die Arbeitsweise, Routinen und Rollen der Anwender*innen.
Hier kommt das Change-Management ins Spiel. Es ergänzt klassisches Projektmanagement um Kommunikation, Beteiligung und Kultur. Während das Projektmanagement ein Vorhaben planbar und effizient macht, sorgt das Change-Management dafür, dass die Veränderung im Arbeitsalltag ankommt und akzeptiert wird.
Das Zusammenspiel der beide Perspektiven ist es, was digitale Projekte erfolgreich macht. Wer technische Einführung, Beteiligung der Mitarbeitenden, Qualifizierung und transparente Kommunikation von Beginn an miteinander denkt, schafft die besten Voraussetzungen für einen nachhaltigen Wandel.
Ein Best-Practice-Beispiel
Ein Fachbereich für Wohneinrichtungen für Menschen mit Behinderungen führte eine neue Softwarelösung für die digitale Dokumentation ein. Im Zuge der Einführung wurde die gesamte Prozesskette überarbeitet: Statt separater Dokumente, handschriftlicher Notizen und mehrfacher Datenerfassung, kam ein einheitliches System zum Einsatz, das eine durchgängige digitale Bearbeitung vom Erstkontakt bis zur Leistungsabrechnung ermöglicht.
Begleitet wurde die technische Umstellung durch einen umfassenden Change-Management-Prozess. Von Beginn an wurden Mitarbeitende aller Ebenen aktiv durch Workshops, digitale Austauschformate und kontinuierliche Feedbackschleifen einbezogen. Führungskräfte wurden als zentrale Multiplikator*innen gestärkt, um Veränderungsprozesse im Alltag zu verankern.
Ein besonderer Fokus lag auf transparenter Kommunikation und der frühzeitigen Schulung von Mitarbeitenden. Informationskampagnen, Schulungseinheiten und praktische Erprobungsphasen konnten Unsicherheiten abbauen sowie Rückfragen klären. Gleichzeitig wurden Verantwortlichkeiten sowie Rollen- und Rechteverteilungen geregelt, um Datenschutzanforderungen, rechtliche Anforderungen und die Bedürfnisse der Praxis in Einklang zu bringen. Die Mitarbeitenden bekamen so die Möglichkeit, neue digitale Abläufe praxisnah zu erlenen.
Auch interne Strukturen wurden überprüft und angepasst – etwa bestehende Dienstvereinbarungen, Arbeitszeitmodelle und die Leistungserfassung. Damit stellte der Fachbereich sicher, dass die digitale Transformation nicht isoliert, sondern im Einklang mit der organisatorischen Realität stattfindet.
Das Ergebnis: Eine deutliche Reduktion des Verwaltungsaufwands, ein verbesserter Informationsfluss und mehr Zeit für die direkte Arbeit mit den Klient*innen – getragen von einer Belegschaft, die den Wandel mitgestaltet und mitgetragen hat.
Digitale Kompetenzen verankern: Die Rolle von Key User*innen
Ein zentrales Element im erfolgreichen Change-Management ist die gezielte Qualifizierung von Key User*innen. Diese Mitarbeitenden sind nicht nur versiert im Umgang mit digitalen Tools und Prozessen, sondern nehmen auch eine Schlüsselrolle als Botschafter*innen der digitalen Transformation ein. Key User*innen haben eine tiefgehende Expertise in der Anwendung neuer Softwarelösungen und sind für die praktische Umsetzung und Verankerung digitaler Arbeitsmethoden entscheidend.
Ihre Aufgaben umfassen:
- Testen und Feedback: Key User*innen nehmen an der Testphase neuer Softwarelösungen teil, um diese aus Perspektive des Arbeitsalltags zu bewerten. Sie sammeln praxisrelevante Rückmeldungen und identifizieren mögliche Optimierungen.
- Unterstützung und Schulung: Sie sind die ersten Ansprechpartner*innen ihrer Kolleg*innen, beantworten Fragen und bieten Hilfestellung beim Umgang mit neuen digitalen Anwendungen. Als Mentor*innen erleichtern sie den Einstieg und helfen, anfängliche Unsicherheiten zu überwinden.
- Kommunikation und Wissensweitergabe: Als Multiplikator*innen tragen sie dazu bei, Informationen und Best Practices im gesamten Team zu verbreiten. Sie helfen, den Wissensstand über digitale Prozesse auf einem hohen Niveau zu halten, und stellen unter allen Mitarbeitenden die nötigen Kompetenzen sicher.
- Förderung der Akzeptanz: Durch ihre praxisnahe Unterstützung und ihr Verständnis für die Herausforderungen der Kolleg*innen tragen Key User*innen zu einer höheren Akzeptanz digitaler Arbeitsweisen bei und helfen, den Wandel im Arbeitsalltag langfristig zu verankern.
Key User*innen sorgen dafür, dass die digitale Transformation nicht nur eine technologische Umstellung bleibt, sondern zu einem integralen Bestandteil der Arbeitskultur wird. Sie sind zentral, wenn es darum geht, die digitale Kompetenz im Team zu festigen und den Change-Prozess erfolgreich umzusetzen.
Unser Lesetipp: Sie wollen wissen, wie Sie unter BTHG-Anforderungen eine vernetzte Softwarelandschaft in Ihrer Organisation etablieren? Lesen Sie mehr dazu in unserem aktuellen Artikel zur effizienten Softwarelandschaft.
Fazit
Nicht jede Softwareeinführung braucht einen umfassenden Transformationsprozess, aber jede Veränderung braucht Struktur, Beteiligung und Kommunikation. Change-Management im Zuge der Digitalisierung ist kein Selbstzweck, sondern ein pragmatischer Ansatz, um digitale Vorhaben realistisch, anschlussfähig und nachhaltig umzusetzen.
Fangen Sie klein an: Mit einem klaren Plan, offenem Dialog und ersten Unterstützungsangeboten. Je früher Sie Mitarbeitende beteiligen und qualifizieren, desto größer werden auch Akzeptanz und Wirkung im Alltag. Nehmen Sie deshalb Folgendes mit:
Wer Veränderung bewusst gestaltet, gewinnt mehr als funktionierende Technik: Ein lernendes Team, das die Zukunft mitgestaltet.
Text: Dominik Schwendemann / Leonie Hecken
Bild: © Shutterstock
Dominik Schwendemann
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