10 Dinge, die Sie über Mitarbeitergespräche wissen sollten

Mitarbeitergespräche
Montag, 23 September 2019 18:36

Mitarbeitergespräche gehören als Führungsinstrument zum A und O der Personalführung. Der Begriff bezeichnet vor allem die strukturierten Gespräche, die verbindlich und regelmäßig, zumeist jährlich, stattfinden. Grundsätzlich ist jedoch auch jedes Gespräch zwischen Mitarbeitenden und ihren Vorgesetzenden außerhalb der alltäglichen Kommunikation ein Mitarbeitergespräch. Die Gespräche dienen in der Regel der Mitarbeitermotivation, der Betrachtung von Entwicklungsperspektiven und der Vereinbarung von Zielen. Zudem gibt es anlassbezogene Gespräche, z. B. aus formalen Gründen oder aufgrund eines Fehlverhaltens.

Sowohl unter Mitarbeitenden als auch unter Führungskräften haben die Gespräche oft einen schlechten Ruf. Sie werden als bürokratisches ,Muss‘ abgestempelt oder sind bei Mitarbeitenden mit Sorgen vor einer Leistungsbeurteilung verbunden. Wenn der Rahmen stimmt, einige Kommunikationsregeln befolgt werden und die Gespräche gut vorbereitet, strukturiert durchgeführt und nachbereitet werden, sind sie jedoch vor allem eine Chance.

10 wichtige Aspekte rund um das Thema Mitarbeitergespräche:

 

  • 1. Feedback für beide Seiten

    Mitarbeitende erhalten im Gespräch Feedback, von dem sie profitieren können. Dabei kommt es auf die Qualität an: Nur wer eine qualifizierte Rückmeldung zu seinem Verhalten und seiner Leistung bekommt, kann bei Bedarf zielführend Veränderungen umsetzen. Gleichzeitig können Mitarbeitende ihrer Führungskraft eine Rückmeldung zur Zusammenarbeit geben. Das gibt dieser wiederum Gelegenheit, sich selbst zu reflektieren.

  • 2. Personalentwicklung

    Mitarbeitende haben hier die Gelegenheit, Themen zu besprechen, die im Alltag schnell untergehen, z. B. eigene Entwicklungswünsche. Mitarbeitergespräche sind ein zentraler Aspekt der Personalentwicklung. Die vorhandenen Kompetenzen der Mitarbeitenden sollten mit den für die Position relevanten Kompetenzen abgeglichen werden (z. B. mithilfe eines Kompetenzprofils). Auf dieser Grundlage können konkrete Entwicklungsziele und -schritte vereinbart sowie zurückliegende Entwicklungsmaßnahmen evaluiert werden.

  • 3. Vorbereitung

    Um die notwendige Vorbereitung zu gewährleisten, sollten Führungskräfte für das Gespräch nach Möglichkeit einen Leitfaden an die Hand bekommen. Die Mitarbeitenden sollten auch Gelegenheit zur Vorbereitung haben und mit genügend Vorlauf zum Gespräch eingeladen sowie durch den Leitfaden über Anlass, Ablauf und Schwerpunkte informiert werden.

  • 4. Gesprächsrahmen und -ablauf

    Planen Sie für das Gespräch genug Zeit und eine ungestörte Umgebung ein. Nach dem Gesprächseinstieg empfiehlt sich ein Rückblick, Feedback und ggf. ein Bezug auf das letzte Gespräch. Darauf folgt ein Ausblick auf Entwicklungsperspektiven und Ziele werden gemeinsam formuliert. Schließlich sollten getroffene Vereinbarungen zusammengefasst werden.

  • 5. Kommunikationsverhalten

    Achten Sie darauf, dass Sie den Mitarbeitenden auf Augenhöhe begegnen und sich gleichermaßen Gesprächsanteile einräumen. Die Mitarbeitenden sollten als erstes ihre Sicht schildern dürfen und genug Raum für ihre Anliegen erhalten.

  • 6. Nachbereitung/Dokumentation

    Mitarbeitergespräche sollten nach Möglichkeit dokumentiert werden. Die Dokumentation muss vertraulich behandelt und den Mitarbeitenden anschließend zur Verfügung gestellt werden. Getroffene Vereinbarungen werden darin schriftlich fixiert und für beide Seiten transparent archiviert. Die Dokumentation kann für das nächste Gespräch beiden Seiten als Grundlage dienen.

  • 7. Zielvereinbarungen aus Sicht des Unternehmens

    Ziele sollten eine Anziehungskraft entfalten, um eine gemeinsame Ausrichtung im Unternehmen zu erreichen. Das Unternehmen wird durch die gemeinsame Zielorientierung geprägt und profitiert von einer Bündelung der Energien. Im Gespräch muss die Führungsperson diese Zusammenhänge aufzeigen. Die Einbeziehung der Mitarbeitenden führt dazu, dass getroffene Entscheidungen (besser) mitgetragen werden. Aus Sicht der Führungskraft erleichtern Zielvereinbarungen auch die Leistungsbeurteilung.

  • 8. Zielvereinbarungen aus Sicht der Mitarbeitenden

    Für Mitarbeitende fördern Zielvereinbarungen das Erleben, als ,Mitgestaltende‘ einen Beitrag zum Unternehmenserfolg zu leisten. Es wird gemeinsam besprochen, welche Ziele sich die Mitarbeitenden für einen bestimmten Zeitraum setzen. Am Ende dieser Zeit wird reflektiert, ob, wie und in welchem Ausmaß die Ziele erreicht wurden. Mitarbeitenden hilft es, genau zu wissen, was von ihnen erwartet wird.

  • 9. Schwierige Mitarbeitergespräche

    Haben Mitarbeitergespräche einen negativen Anlass, z. B. unkollegiales Verhalten oder mangelnde Arbeitsqualität, ist das Ziel des Gesprächs zumeist eine Änderung des Verhaltens bzw. der Haltung des/der Mitarbeiter*in. Solche Gespräche erfordern eine sehr gute Kommunikationsfähigkeit seitens der Führungskräfte und ggf. eine Schulung. Schwierige Mitarbeitergespräche sollten in der Regel unmittelbar geführt werden. Es sollte dabei deutlich werden, dass ein Verhalten oder eine Leistung kritisiert werden, nicht aber die Person. Über das Ziel des Gesprächs und mögliche Optionen sollte sich die Führungskraft im Vorhinein Klarheit verschaffen.

  • 10. Sinnstiftung

    Die Anerkennung der erbrachten Leistungen, konstruktive Kritik und das Aufzeigen von Verbesserungspotenzialen sind wichtige Elemente der Führung, die es Mitarbeitenden erleichtern, sich selbst zu reflektieren und sich zu verbessern. Mitarbeitergespräche sind ein zentrales Führungsinstrument für Leistungs- und Verhaltensfeedback, Potenzialerhebung, Ableitung von Fördermaßnahmen und Entwicklungszielen und zur Vereinbarung von Leistungszielen.

Im Idealfall können Mitarbeitergespräche langfristig eine höhere Motivation und Zufriedenheit der Mitarbeitenden, eine Verbesserung der Arbeitsqualität durch gezielte Fort- und Weiterbildungen und einen kompetenzorientierten Einsatz der Mitarbeitenden erreichen – und damit einen Beitrag zur Wirtschaftlichkeit des Unternehmens leisten.

Text: Esther Niehoff/Linda Englisch
Foto: rawpixel/pixabay.com

Esther Niehoff

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