Mit Executive Onboarding zur erfolgreichen Nachfolge

Executive Onboarding
Dienstag, 07 Juli 2020 12:17

Strategische Nachfolgeplanung Teil III:  Studien belegen, dass bis zu 40 Prozent aller Nachfolger und Nachfolgerinnen auf Top-Management-Ebene in der Anfangszeit wieder aus dem Unternehmen ausscheiden (Bradt et al. 2006), oftmals nicht aufgrund fehlender Passung, sondern aus Unzufriedenheit mit dem neuen Job sowie mangelnder Einarbeitung. Daher trägt die Phase 6 des 7-Phasen-Modells einer strategischen Nachfolgeplanung, das Executive Onboarding, maßgeblich zu einer erfolgreichen Unternehmensübergabe bei. Wir zeigen Ihnen Maßnahmen und Tools, die Sie bei der Einarbeitung einer Führungskraft im Top-Management unterstützen.

Die ersten 100 Tage eines Nachfolgers bzw. einer Nachfolgerin, in denen der Großteil der Einarbeitung geschieht, sind kritisch für den Erfolg oder Misserfolg der Unternehmensübergabe. In diesen ca. drei Monaten geht es darum, den oder die Nachfolger*in so in die Geschäfte und Tätigkeiten einzuführen, dass er oder sie diese reibungslos und ohne größere Schwierigkeiten führen kann. Allerdings beginnt das Onboarding einer neuen Führungskraft nicht erst mit deren ersten Tag im neuen Unternehmen. Tatsächlich sollten Sie das Onboarding bereits als Teil des Rekrutierungsprozesses mitdenken. Daher unterscheiden wir drei Phasen:

1. Vorbereitungsphase des Executive Onboardings

Bei Top-Management-Positionen empfiehlt es sich, bereits eineinhalb bis zwei Jahre vor Verrentung oder dem geplanten Austritt mit dem Nachfolgeprozess zu beginnen. Maßnahmen wie die Erstellung der Stellenbeschreibung und des Anforderungsprofils sowie das Vorstellungsgespräch gehören zur Personalakquise und -auswahl für die freiwerdende Stelle und fallen damit schon in die Phasen zwei bis fünf der strategischen Nachfolgeplanung. Nichtsdestotrotz sollten Sie die Phase des Onboardings hier bereits mitdenken. Schon während der Personalauswahl können Sie einen Onboardingplan erstellen, also die Visualisierung der Meilensteine im Einarbeitungsprozess. Dieser gibt nicht nur der neuen Person im Unternehmen Sicherheit, sondern ermöglicht auch Ihnen – sei es nun als verantwortliches Führungskräftependant, als einarbeitender Vorgänger oder Vorgängerin oder sogar in der Funktion der Aufsicht – Fortschritte und mögliches Verbesserungspotenzial während der Einarbeitung zu erkennen. Dazu ist es sinnvoll, den Plan in drei Phasen – Preboarding, Start & Überlappungszeit sowie die ersten ,eigenen‘ 100 Tage – einzuteilen, denen Sie spezifische Ziele und Meilensteine zuordnen. Solche Ziele könnten beispielsweise sein, sich der Mitarbeiterschaft vorzustellen, sich explizites Wissen über das Unternehmen anzueignen oder die ersten eigenen strategischen Entscheidungen zu treffen.

Zur Vorbereitung des Executive Onboardings zählt zudem die Erarbeitung einer Kommunikationsstrategie. Diese hat vor allem auch eine unternehmenspolitische Komponente. Die Kommunikationsstrategie legt fest, wann welche Information wie und an wen kommuniziert wird – nicht nur innerhalb des Unternehmens, sondern auch nach außen.

2. Preboarding

Das Preboarding beginnt dann, wenn eine Person als Nachfolge für die Stelle gefunden ist und es darum geht, ihr erste Wertschätzung entgegenzubringen und sie auf die Phase des Onboardings und ihre neue Stelle einzustimmen. Für den bzw. die Nachfolger*in stellen die ersten Berührungspunkte mit dem neuen Unternehmen einen erfolgskritischen Punkt dar, sodass das Preboarding direkt auf der guten Vorbereitung des Onboardings inklusive positiver Candidate Journey aufbauen sollte.

Ein Instrument des Preboardings, das die Maßnahmen zur Schaffung einer positiven Candidate Journey aus der Vorbereitungsphase ergänzt, ist eine Begrüßungsmappe. Dieser können Sie neben dem Vertrag weitere Dokumente beilegen: ein persönliches Schreiben des Vorgängers oder der Vorgängerin zeigt beispielsweise Wertschätzung, ein Schreiben eines Ansprechpartners oder einer Ansprechpartnerin aus der Personalabteilung schafft einen leichteren Zugang bei Rückfragen. Die Mappe stellt damit eine Mischung aus herzlichem Willkommen und ersten Informationen zum Stöbern dar.

Darüber hinaus sollten Sie darauf achten, weitere Touchpoints zu schaffen, um den Kontakt aufrecht zu erhalten. Erste informelle Treffen oder Telefonate, z. B. mit dem oder der Vorgänger*in oder einem Führungskräftependant, zeigen nicht nur Wertschätzung, sondern dienen gleichzeitig erster vorbereitender Absprachen. In jedem Fall ist es wichtig, dass der Kontakt zur eingestellten Person nicht abreißt – insbesondere, wenn eine längere Zeitspanne zwischen Vertragsunterzeichnung und erstem Arbeitstag liegt.

3. Onboarding

Die dritte Phase des Executive Onboardings beginnt mit dem eigentlichen „Tag 1“ im neuen Unternehmen.

Inhouse-Schulungen während der ersten Tage und Wochen, beispielsweise durch die IT, gehören zum Standard. So kann sich die Führungskraft schnell mit der Software und den Programmen vertraut machen. Gerade bei Komplexanbietern und großen Unternehmen bieten sich zudem Hospitationen in den wichtigsten Unternehmensbereichen an, um kennenzulernen, wie die einzelnen Abteilungen arbeiten. Je nach Kenntnis- und Erfahrungsstand des Nachfolgers oder der Nachfolgerin können auch Weiterbildungen sinnvoll sein. Dies können Sie bei der Erstellung des Onboardingplans bereits vorbereiten, da mögliche fachliche Lücken in der Personalauswahlphase deutlich werden.

Weiterhin sollten Sie Wert auf kontinuierliches Feedback legen. In unterschiedlichen Konstellationen können beispielsweise Gespräche mit einzelnen Mitgliedern des Aufsichtsgremiums oder mit Führungskräftependants stattfinden. Je nach Länge der Überlappungszeit sind auch Gespräche mit dem oder der Vorgänger*in empfehlenswert. Diese Gespräche, gerade mit Vorgesetzten oder dem Aufsichtsgremium, können wertvolles Wissen übermitteln, sollten aber auch über die fachliche und inhaltliche Einarbeitung hinausgehen. Anhand des Onboardingplans und des persönlichen Befindens der neuen Führungskraft können Sie beispielsweise überprüfen, wie gut die Einarbeitung läuft. Daran anschließend können Sie Kritik und Lob rechtzeitig und transparent gemeinsam besprechen.

Besonders wichtig im Executive Onboarding ist der Wissenstransfer. Verläuft dieser schlecht, kann das weitreichende Auswirkungen auf die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens haben, beispielsweise durch falsche Entscheidungen aufgrund fehlenden Wissens. Lesen Sie hier einige Tipps zum Wissenstransfer bei einer strategischen Nachfolge. Weitere hilfreiche Tools und Maßnahmen stellen wir Ihnen in dem Buch „Ihr Wechsel an die Spitze – Die ersten 100 Tage im Job – wie der Einstieg optimal gelingt“ vor, das in Kürze erscheint.

Neben der Begrüßung an Tag 1, die genug Raum bekommen und offiziell gestaltet werden sollte, bietet sich am Ende der Überlappungszeit eine festliche, an Ihre Institution angepasste Veranstaltung mit symbolischer Staffelstabsübergabe an. Sie ist eine gute Möglichkeit, den oder die Stellenvorgänger*in gebührend zu verabschieden – insbesondere, wenn die alte Führungskraft das Unternehmen sehr lange geleitet und geprägt hat. Dort kann diese dann ausreichend gewürdigt und die neue Führungskraft vorgestellt werden. Dies ermöglicht beiden Personen, sich auf ihre neue Situation einzulassen und signalisiert gleichzeitig den Mitarbeitenden, dass jetzt der endgültige Wechsel vollzogen wurde.

Executive Onboarding in Zeiten von Corona

Der Arbeitsmarkt durchlebt aktuell durch die Corona-Krise und das Social Distancing eine starke Veränderung. Das wirkt sich auch auf laufende Einarbeitungsprozesse aus: Das Onboarding auf Distanz wird zur neuen Herausforderung. Um den Prozess dennoch für alle Beteiligten möglichst strukturiert zu gestalten und eine erfolgreiche Einarbeitung zu gewährleisten, sollten Sie möglichst viele Maßnahmen des Executive Onboardings auch im Homeoffice fortsetzen. Dazu müssen Sie den Onboardingplan an die besonderen Gegebenheiten des Social Distancing anpassen.

Für das Onboarding auf Distanz gilt es, die Berührungspunkte aus der Preboarding-Phase nicht abbrechen zu lassen. Aber Achtung: gerade virtuell – wie derzeit die meisten Meetings stattfinden – werden Termine leichter aufgeschoben oder abgesagt. Es sollten regelmäßige und verbindlich geplante Absprachen sowohl mit dem oder der Vorgänger*in als auch mit einzelnen Mitgliedern des Aufsichtsgremiums oder den Führungskräftependants stattfinden.

Informelle „After-Work“-Meetings können außerdem den Ausfall der sozialen Kontakte kompensieren, die normalerweise zufällig im Büro stattfinden. Ein Treffen von Angesicht zu Angesicht, wenn auch nur digital über ein Videochat-Tool, schafft dabei letztendlich eine größere Verbundenheit als „nur“ ein Telefonat. Gleiches gilt für die Vermittlung von Feedback: allein, um die Mimik des Gegenübers besser wahrzunehmen.

Text: Lisa Ringele
© NDABCREATIVITY/ Adobe Stock

Marc Dobberstein

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Bei Ihnen steht ein Wechsel an der Spitze bevor? Wir sind gern Ihr Partner bei der strategischen Nachfolgeplanung: Von der Suche und Akquise der passenden Führungskraft über das Executive Onboarding bis zur finalen Staffelstabübergabe – wir begleiten Sie von Anfang bis Ende oder auch bei einzelnen Schritten zu einer erfolgreichen Unternehmensnachfolge!