Verwaltungsanalyse: In 3 Schritten zu mehr Effizienz

Durch das BTHG verändern sich die Anforderungen an die Verwaltung und ihre Prozesse in Unternehmen der Eingliederungshilfe stark. Die Verwaltungsabläufe tragen dabei maßgeblich zur Wirtschaftlichkeit der Unternehmen bei. Erfolgskritisch sind die Qualität und Effizienz der administrativen Prozesse sowie redundanzfreie Kommunikationswege. Um für die aktuellen und zukünftigen sozialen und politischen Herausforderungen optimal gewappnet zu sein, empfiehlt es sich daher, die Verwaltungsstrukturen und -prozesse im Rahmen einer Verwaltungsanalyse zu untersuchen und anzupassen. Gerade die Trennung der Fach- und existenzsichernden Leistungen ebenso wie die absehbar anstehende Spitzabrechnung erfordern klar definierte Prozesse. Die adäquate Anpassung von Verwaltungsabläufen, u. a. im IT-Bereich wie auch in anderen Bereichen (z. B. Rechnungslauf, Finanzbuchhaltung, Prozesse, Schnittstelle zu den Wohnbereichen und Controlling) kann für die Unternehmen eine große Herausforderung sein.

Analyse der Verwaltungsstrukturen in 3 Schritten

Bei der Verwaltungsanalyse gilt es, die IST-Prozesse der Verwaltung eines Unternehmens auf ihre Qualität und Effektivität hin zu untersuchen und zu bewerten. Hier liegt ein Verbesserungspotenzial, das häufig vernachlässigt wird. Vor diesem Hintergrund kann eine Verwaltungsanalyse Einrichtungen und Trägern als Ausgangspunkt für eine strategische Umstellung dienen und darüber Auskunft geben, welche aktuellen Handlungsbedarfe, sowohl auf der strukturellen als auch auf der organisatorischen Ebene, angestrebt werden können.

Dazu bietet sich eine Vorgehensweise in drei Schritten an:

• 1. Dokumentenanalyse: In diesem Schritt geht es darum, sich durch die Sichtung vorhandener Dokumente einen Überblick zu verschaffen. Aufschlussreich sind hier u. a. Stellenbeschreibungen, Verfahrensanweisungen sowie relevante Kennzahlen.

• 2. Arbeitsplatzanalyse: Das Ziel dieses Schrittes ist die Identifikation der Kernprozesse einer Organisation – sowie das Herausarbeiten der Stärken und Schwächen in seinen Bearbeitungsprozessen. Es bietet sich an, mit ausgewählten Mitarbeitenden halbstrukturierte Interviews zu führen (mit einem vorstrukturierten sowie einem freien Fragenteil). Vier Dimensionen werden hierbei betrachtet: Die „Strukturelle Dimension“ umfasst u. a. Aufgabenanalysen. In der „Prozessualen Dimension“ werden Arbeitsprozesse und speziell die Zusammenarbeit sowie bestehende Schnittstellenbereiche unter die Lupe genommen. Die „Wirtschaftliche Dimension“ orientiert sich u. a. an Benchmark-Vergleichen. Schließlich umfasst die „Technische Dimension“ zum Beispiel die IT-Struktur und dazugehörige Schnittstellen.

• 3. Bewertung der IST-Situation: Im dritten Schritt werden zunächst die Analyseergebnisse dokumentiert. Insbesondere werden dann aber auch Handlungsempfehlungen daraus abgeleitet.

Warum die Verwaltungsanalyse gewinnbringend ist

Bei der Gestaltung und Begleitung betrieblicher Veränderungsprozesse gilt es, die Veränderung als organisationalen Gesamtprozess zu berücksichtigen. Eine Verwaltungsanalyse kann sich für Unternehmen der Eingliederungshilfe in verschiedener Weise als gewinnbringend erweisen. Die Analyse befasst sich mit der Frage, wie die Leistungsfähigkeit, Kundenorientierung und Qualität der Verwaltung in einem Unternehmen durch organisatorische und technische Lösungen verbessert werden kann, indem man die Zusammenarbeit der betrieblichen Akteur*innen besser koordiniert und technisch unterstützt. Es ergeben sich sinnvolle Korrektur- und Steuerungsmaßnahmen.

Aktuelle Handlungsbedarfe, auf der strukturellen wie auf der organisatorischen Ebene, sind ebenfalls Ergebnisse der Analyse. Hierbei kann es sich z. B. um die Standardisierung von identifizierten Kernprozessen im Sinne eines aktiven Prozessmanagements handeln oder um Optimierungen im Bereich der Kommunikationswege, sowohl innerhalb der Verwaltung als auch an Schnittstellen. Durch den externen Blick auf die Kernbereiche des Unternehmens und das Feedback von Fachexpert*innen können Unternehmen dabei besonders profitieren und es wird eine gemeinsame Basis geschaffen, um das Unternehmen im Rahmen der Verwaltungsprozesse zukunftssicher aufzustellen.

Text: Eva-Maria Hoff

Birgitta Neumann

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