KI-Transformation neu gedacht: Wie die GPS Wilhelmshaven vorangeht

Wie führt man organisationsweit KI in einem Umfeld ein, in dem sich technologische Möglichkeiten konstant verändern? Die GPS Wilhelmshaven begegnet dieser Herausforderung mit einem bewusst lernenden Ansatz: Ausgehend von einem rahmenden Zielbild anstelle einer durchbuchstabierten Strategie, schafft sie Experimentierräume als Basis eines organisationsweiten Entwicklungsprozesses. Im Mittelpunkt steht nicht die Technologie selbst, sondern die Frage, wie diese Fachkräfte entlasten, Leistungsberechtigte unterstützen und zugleich Effizienz in Verwaltungs- und Steuerungsprozessen steigern kann.

Vom Ansatz zur Praxis: Arbeiten mit Prototypen

In seiner innovativen Herangehensweise wird das Projekt selbst zu einem Prototyp. Es schafft Raum für praktische Erprobung und organisationales Lernen und ermöglicht den Aufbau der notwendigen Kompetenzen und Qualifikationen parallel zum Projektverlauf. Dr. Jan Schröder, Projektleiter und Mitglied der Geschäftsleitung von contec, beschreibt den innovativen Projektcharakter wie folgt: „Es gibt kein festgestecktes Projektziel, denn niemand weiß, welches Ergebnis schlussendlich herauskommen wird. Orientierung schafft jedoch ein gemeinsames Zielbild. Zudem ist das Projekt von einer Haltung geprägt, die sich am agilen Manifesto orientiert. Die gesamte Organisation bekommt dadurch den Raum, sich Schritt für Schritt entlang der gemachten Erfahrungen weiterzuentwickeln. Dieser Mut zur Offenheit zeichnet das Projekt für mich aus.“

Ein zentraler Baustein des Projektes ist die Entwicklung von Prototypen. Ausgangspunkt ist stets ein konkretes Problem aus dem Arbeitsalltag. Darauf basierend wird zunächst eine grobe Skizze – ein sogenannter Verständnisprototyp - entwickelt, um Lösungsideen greifbar zu machen und den potenziellen Nutzen zu testen. Im nächsten Schritt – dem „Proof of Concept“ – wird dann geprüft, ob die angedachte Lösung technisch umsetzbar ist. Anschließend entsteht ein „Minimum Viable Product“, also eine erste nutzbare Version, die getestet werden und damit Feedback generieren kann. Erst wenn sich der Nutzen des Prototyps bestätigt hat und die Lösung sicher und integrierbar ist, kann diese vollständig implementiert werden.

Aktuell arbeitet die GPS an mehreren Prototypen in unterschiedlichen Anwendungsfeldern. Dazu zählen eine KI-gestützte Wissensdatenbank für den Personalbereich sowie perspektivisch für die Kinder- und Jugendhilfe, eine sprachbasierte Dokumentationslösung in der Eingliederungshilfe, assistive Konzepte wie ein reizregulierender Raum, der Einsatz kollaborativer Robotik in Werkstätten sowie die technologische Befähigung von Schüler*innen hinsichtlich des Umgangs mit kollaborativen Robotern.

Das Prototyping dient im Projekt als Lern- und Gestaltungsinstrument: Es macht Ideen sichtbar, identifiziert Chancen und Grenzen und schafft ein gemeinsames Verständnis. Gleichzeitig erfüllt es eine wichtige strategische Funktion: Prototyping überführt einen häufig unkoordinierten, individuellen Einsatz von KI in einen strukturierten und steuerbaren Prozess. So entstehen belastbare Erkenntnisse bei vergleichsweise geringem Aufwand.

Erfolgsfaktoren: Wie KI-Transformation gelingen kann!

Die Erfahrungen der GPS Wilhelmshaven zeigen: Eine erfolgreiche KI-Transformation ist weniger eine technologische als vielmehr eine kulturelle und organisatorische Aufgabe.

1. Führung als aktiver Gestalter des Wandels

Führungskräfte geben Orientierung, schaffen Vertrauen und prägen die Haltung im Umgang mit KI. Künstliche Intelligenz wird weniger als Bedrohung und mehr als unterstützendes Werkzeug wahrgenommen, wenn Führungskräfte diese selbst nutzen und den Mehrwert im Alltag sichtbar machen. Sie sollten zudem Räume schaffen, in denen sich Mitarbeitende frei ausprobieren können und bei Fragen beratend zur Seite stehen. Dazu gehört auch, eine positive Fehlerkultur zu etablieren.

2. Klare Leitplanken statt strikter Vorgaben

Gerade mit Blick auf die hohe Dynamik von Technologien ist es entscheidend, dass Organisationen Orientierung geben, ohne die Nutzung von KI zu sehr einzuschränken. Es braucht neben klaren Rahmenbedingungen – z. B. mit Blick auf Datenschutz, ethische Fragestellungen und Verantwortlichkeiten – insbesondere ausreichend Experimentierräume und Freiheiten, um die Möglichkeiten von KI zu erkunden.

3. Qualifikation und Beteiligung fördern

KI-Kompetenz entsteht vor allem durch Anwendung. Das Projekt ist so erfolgreich, weil es bewusst Zeiten und Räume für kontinuierliches Lernen schafft. Mitarbeitende bekommen die Möglichkeit, Bedarfe aus der Praxis zu äußern, eigene Ideen einzubringen und sich aktiv an Entwicklungen zu beteiligen.

4. Offener Umgang mit Ängsten

Die Einführung von KI ist häufig mit Unsicherheiten verbunden. Insbesondere mit Blick auf Datenschutz, Kontrolle und die Zukunft der Arbeit treten bei der Entwicklung neuer Technologien Fragen auf. Erfolgreiche Transformation zeichnet sich dadurch aus, diese Themen nicht zu vermeiden, sondern mit Hilfe von transparenter Kommunikation und regelmäßigem Austausch dagegen anzugehen.

5. KI-Transformation organisational verankern

Eine erfolgreiche KI-Transformation zeichnet sich durch die kontinuierliche Integration von Künstlicher Intelligenz in die Organisation aus. Im Zuge des Prototypings helfen konkrete Anwendungsfälle dabei, Erfahrungen zu sammeln und Nutzen sichtbar zu machen. Darüber hinaus braucht es die richtigen organisatorischen, technischen und rechtlichen Voraussetzungen, um KI nachhaltig in Organisationen zu verankern.

Die nächsten Schritte der KI-Transformation

Die KI-Transformation der GPS Wilhelmshaven ist kein Projekt mit festem Endpunkt. Aktuell werden die entwickelten Prototypen ausgewertet, weitergedacht und in ihrer Praxistauglichkeit geprüft. Ob bestehende Ansätze ausgebaut oder neue Ideen entwickelt werden, bleibt bewusst offen. Gerade darin liegt die Stärke des Projektes: Die GPS Wilhelmshaven geht den Weg nicht mit fertigen Antworten, sondern mit Neugier und der Bereitschaft, Neues auszuprobieren.

Deshalb handelt es sich um ein Leuchtturm-Projekt und ein positives Beispiel dafür, wie KI verantwortungsvoll und praxisnah gestaltet werden kann. Das bestätigt auch Dr. Jan Schröder: „Was uns besonders beeindruckt, ist die Offenheit und der echte Wille zur Veränderung. Diese Haltung macht es möglich, KI praxisnah zu entwickeln und in der Organisation zu verankern.“

Vier Module für wirksame KI-Transformation

GPS Wilhelmshaven,
Gemeinnützige Gesellschaft für Paritätische
Sozialarbeit mbH

Die GPS Wilhelmshaven, Gemeinnützige Gesellschaft für Paritätische Sozialarbeit mbH mit Sitz in Wilhelmshaven ist ein Tochterunternehmen des Paritätischen Wohlfahrtsverbandes Niedersachsen e. V. (94%) und der Lebenshilfe Ammerland e. V. (6%) und als solches eine Komplexträgerin der Eingliederungshilfe mit 1.300 Mitarbeitenden, die 3.500 Menschen mit und ohne Beeinträchtigungen in den Landkreisen Ammerland, Friesland, Wittmund und der Stadt Wilhelmshaven begleitet. Damit ist die GPS Wilhelmshaven Teil der Paritätischen Familie in Niedersachsen. Der Paritätische Niedersachsen vertritt als parteipolitisch ungebundener und überkonfessioneller Spitzenverband der Freien Wohlfahrtspflege die Interessen seiner mehr als 880 Mitgliedsorganisationen mit über 90.000 Arbeitnehmer*innen und Zehntausenden Ehrenamtlichen in Niedersachsen gegenüber Politik und Öffentlichkeit. Die Mitgliedsorganisationen des Verbands sind in allen Bereichen der sozialen Arbeit aktiv. Als Anbieter von sozialen Dienstleistungen ist der Paritätische auch selbst mit rund 3600 eigenen Beschäftigten in ganz Niedersachsen operativ tätig, gemeinsam mit seinen acht Tochtergesellschaften aus den Bereichen Altenhilfe, Eingliederungshilfe und Sucht kommt der Verband auf mehr als 11.000 Mitarbeiter*innen.