Digitalisierung sozialer Organisationen: Opportunitätskosten vermeiden

Dienstag, 14 November 2023 16:59

Die Digitalisierung sozialer Organisationen ist zum Dauerthema geworden. Auch die Sozialwirtschaft kommt nicht mehr drum herum, Prozesse zu digitalisieren, um Effizienzpotenziale zu heben. Schritt für Schritt werden unterschiedliche Arbeitsbereiche digitalisiert und mit Hard- und Software ausgestattet. Arbeitsschritte können vielfach digital unterstützt und somit vereinfacht, personelle sowie zeitliche Ressourcen eingespart und Prozesse effizienter gestaltet werden. Inzwischen nutzen soziale Organisationen zum Beispiel in den Bereichen Kommunikation, Dokumentation und Einsatzplanung unterschiedliche Softwaresysteme, die sie in Prozesse einbeziehen und in den Arbeitsalltag integrieren.

Im Kontext einer multidimensionalen Systemlandschaft – innerhalb einer Organisation ebenso wie bei übergreifender Zusammenarbeit – können fehlende oder schlecht konzipierte Schnittstellen jedoch zu Kostensteigerungen und Mehraufwand führen, beispielsweise wenn mehrere Dokumentationssysteme parallel genutzt und somit in Teilen mehrfach mit Informationen befüllt werden müssen. Die Herausforderung, hier den Überblick zu behalten und über den Status der in der Organisation genutzten Hard- und Software informiert zu sein, gilt den Führungskräften der Organisation. Das bedeutet, dass fehlende Informationen über Hard- und Softwarelandschaft in den Organisationen für die Führung mit Risiken einhergehen: Sie können in Opportunitätskosten (nach Hans Münstermann, 1966) resultieren, die oft nicht ausreichend differenziert betrachtet werden und aus einer entgangenen Zielerfüllung entstehen.

Digitalisierung: Ganzheitliches Change-Management statt kurzfristiges Projektmanagement

Eine strategische Ausrichtung der Digitalisierung sozialer Organisationen ist vor allem deshalb so relevant, weil diese noch häufig eher von einem situativ angelegten Projektmanagement begleitet wird. Das kann der Fall sein, wenn eine Förderung genehmigt wurde und die Umsetzung keine lange Vorbereitungszeit lässt. So entstehen oft projektartige Strukturen, die eher nebenbei von einzelnen Mitarbeitenden bewältigt werden müssen. Strukturen, Prozesse sowie die Kommunikation sind dann nur bedingt zielorientiert. Vielfach werden Erfordernisse zunächst aus der Perspektive der internen oder externen IT-Abteilung heraus betrachtet. Stattdessen wäre jedoch eine ganzheitliche Herangehensweise hilfreich, die unter anderem bedeutet:

Identifikation der tatsächlichen Bedarfe
Betrachtung etablierter Prozesse und gegebenenfalls. „Sonderlösungen“
Betrachtung von Schnittstellen zwischen Bereichen und Abteilungen
Identifikation von Erfordernissen, die bisher nicht zur Kenntnis genommen wurden
Verantwortliche Führungskräfte müssen hinter dem Vorhaben stehen
Multiplikatorinnen und Multiplikatoren bezüglich neuer Soft- oder Hardware schulen
Einführung digitaler Anwendungen in der Praxis begleiten
Perspektive der Mitarbeitenden in die praktische Umsetzung einbeziehen

Nur wenn Mitarbeitende mit den entsprechenden Informationen versorgt und an Change-Prozessen beteiligt werden, können Führungskräfte Störgeräusche frühzeitig wahrnehmen und Interventionen vornehmen. Ist das nicht der Fall, droht eine fehlende Akzeptanz der neuen Systeme, die zudem häufig mit einer begrenzten Nutzung einhergeht.

Monitoring- und Feedbacksysteme etablieren

Eine ganzheitliche Herangehensweise bei der Digitalisierung sozialer Organisationen endet nicht mit dem Projektabschluss – auch in der Zeit nach der Einführung neuer Hard- und Software lauern mehr oder weniger versteckte Kosten. Eine über die üblichen Software-Lizenzen oder Preise von Hardware hinausgehende Kostenbetrachtung findet jedoch selten statt, da geeignete Instrumente für ein solches Monitoring fehlen. Wie performant eine Software ist, wie gut konfiguriert, zeigt sich oft eher zufällig. In diesem Zusammenhang lässt sich beispielsweise fragen, ob und an welchen Stellen KPIs bei einer Betrachtung und einem Monitoring dauerhaft unterstützen können.

Mit dieser Schwierigkeit sind Vorstände und Geschäftsführungen in bei der Digitalisierung in sozialen Organisationen konfrontiert. Denn die Rückmeldung, die sie bei Rückfragen zum aktuellen Stand und möglichen Hemmnissen in der Umsetzung und/oder Weiterentwicklung erhalten, ist keineswegs einheitlich. Nicht selten erhalten sie das Feedback, dass „alles läuft“. Jedoch verstehen unterschiedliche Abteilungen und Mitarbeitende unter dieser Aussage nicht immer das Gleiche. So bedeuteten ein technisch funktionierendes System sowie das Fehlen negativer Rückmeldungen noch nicht, dass neue Hard- oder Software Prozesse sinnvoll unterstützen, zur Entlastung beitragen oder von den Mitarbeitenden akzeptiert und genutzt werden. Es bedeutet auch nicht, dass Software sinnvoll konfiguriert ist und es eine stimmige IT-Systemlandschaft gibt, in der Verantwortliche im Blick haben, ob das Gesamtsystem auch zukünftige Anforderungen erfüllt.

Digitalisierungsprozesse strategisch begleiten

Für die erfolgreiche Einführung von Hard- oder Software in Organisationen ebenso wie für ein geeignetes Monitoring der tatsächlichen Nutzung und Resonanz ist besonders eine ganzheitliche Herangehensweise hilfreich. Die Führungsebene sozialer Organisationen sollte die Digitalisierung von Prozessen somit strategisch angehen und in ein strukturiertes Change-Management einbinden. Dabei müssen Mitarbeitende entsprechend geschult, tatsächliche Arbeitsprozesse erfasst und Bedarfe einbezogen werden. Es empfiehlt sich somit, zentralisierte Prozesse anzustoßen und Verantwortlichkeiten klar zu verteilen. Hier gilt es, den Überblick zu behalten und bei Bedarf zeitnah zu intervenieren.

Diesbezüglich kann auch eine Perspektive von außen hilfreich sein: Wie ist die Organisation aufgebaut? Welche Strukturen und Bedarfe sind vorhanden? Und wie sieht die Zusammenarbeit der verschiedenen Akteure aus? Es kann beispielsweise von Vorteil sein, Kernprozesse von unterstützenden Prozessen zu unterscheiden und Engpässe in Prozessabläufen identifizieren zu können. Denn mit geringem Aufwand und überschaubaren Kosten kann so beispielsweise die Zufriedenheit der Mitarbeitenden deutlich gesteigert werden. Mit dem Erkennen von vorhandenen Strukturen und Prozessen wird es zudem einfacher, Hard- und Software so einzusetzen, dass sie den Abläufen einer Organisation (tatsächlich) hilft.

Die contec GmbH unterstützt soziale Organisationen aus Pflege und Sozialer Arbeit dabei, die Digitalisierung ganzheitlich und systematisch umzusetzen und berät das Management bei Fragen nach Softwarelösungen und deren Erfolgsmonitoring.

Text: Ivo Kuczera/Leonie Hecken