Erfolgreich Online-Veranstaltungen planen

Online-Veranstaltungen
Dienstag, 29 September 2020 18:05

Online-Veranstaltungen nehmen spätestens seit März dieses Jahres einen wichtigen Platz im Geschäftsleben ein. Auch für Organisationen der Gesundheits- und Sozialwirtschaft lohnt es sich, umzudenken, um Veranstaltungen gerade jetzt als Informations- und Vernetzungsinstrument nutzen zu können. Veranstaltungen vor Ort sind unter Einhaltung der geltenden Bedingungen möglich und je nach Anlass auch sinnvoll. Für viele Themen und Anlässe bieten sich aber digitale Formate besonders an. Welche Chancen Ihnen virtuelle Events eröffnen, was Sie bei der Planung beachten sollten und wie Sie die richtige Plattform finden, zeigen wir Ihnen in diesem Beitrag.

Vielleicht haben Sie sich in der aktuellen Zeit schon die Frage gestellt, ob Veranstaltungen noch ein gutes und lohnendes Medium sind? Unsere Antwort ist: ja, definitiv. Denn Corona macht es notwendig, neue Wege zu erschließen, um mit verschiedenen Zielgruppen vernetzt zu bleiben. Veranstaltungen können Ihnen auf der einen Seite dazu dienen, Inhalte zu transportieren und zu verschiedenen Fachthemen und Herausforderungen im Austausch zu bleiben. Auf der anderen Seite können Sie diesen Weg nutzen, um den so wichtigen Dialog mit Ihren Mitarbeitenden zu pflegen.

Ein Beispiel aus der Praxis:

Führung bringt aktuell neue Herausforderungen mit sich. Um Ihrer Fürsorge als Führungskraft nachzukommen, kann eine digitale Veranstaltung als Unterstützung dienen. Eine Fortbildung im digitalen Raum anzubieten, schafft nicht nur eine Plattform zur Weiterbildung, sondern auch für den Austausch. Sie erfahren von Unsicherheiten und Fragen Ihrer Mitarbeitenden und können diese sofort aufgreifen.

Was macht Online-Veranstaltungen aus?

Bei Online-Events findet in der Regel von der Vermarktung bis zur Durchführung alles im digitalen Raum statt. Die Teilnehmenden haben die Möglichkeit, über ihren Computer oder mobil via Smartphone bzw. Tablet teilzunehmen. Die Art der Teilnahme lässt sich dabei flexibel gestalten: Teilnehmende können bereitgestellte Inhalte einfach konsumieren, können sich aber auch aktiv am Veranstaltungsgeschehen beteiligen.

Vielleicht erscheint Ihnen die Welt der Online-Veranstaltungen auf den ersten Blick einschüchternd. Oder Sie schrecken angesichts der Flut neuer Veranstaltungsformate davor zurück, selbst im Geschehen mitzumischen. Es lohnt sich daher, einen Blick auf die Chancen zu werfen, die Ihnen das digitale Format bietet:

  • Digitale Veranstaltungen sind bequem.
    Sie schaffen die Möglichkeit, orts- und zeitunabhängig von Ihren Inhalten zu profitieren.
  • Digitale Veranstaltungen sind kurzfristig und kosteneffizient umsetzbar.
    Entfallende Reisezeiten, die Möglichkeit von überall teilzunehmen und die Einsparung von Raum- und Cateringkosten sprechen für eine digitale Veranstaltung.
  • Digitale Veranstaltungen sind nachhaltig.
    Sie haben die Möglichkeit, erarbeitetes Wissen festzuhalten und den Teilnehmenden im Nachgang zur Verfügung zu stellen. Vorträge können mit nur einem Klick aufgezeichnet und den Teilnehmenden über einen Link zum Download angeboten werden. Zudem können Sie aufgezeichnete Inhalte über einen längeren Zeitraum ,on-demand‘ verfügbar machen. Nachhaltigkeit trifft natürlich auch im Sinne der Umwelt zu, u. a. da die An- und Abreise für alle Beteiligten entfällt.
  • Digitale Veranstaltungen erweitern Ihre Kommunikation.
    Sie bleiben mit Ihren Kund*innen, Mitarbeitenden und Partnern in Kontakt und präsentieren sich mit Ihren Themen immer up-to-date.
    Durch die Überwindung räumlicher Grenzen, können Sie Ihre Reichweite vergrößern und mit Ihren neuen Kontakten in den Dialog treten.
  • Digitale Veranstaltungen sind messbar.
    Sie können den Return on Investment Ihres Online-Events im Nachgang messen und so Ihre Online-Aktivitäten noch effizienter gestalten. Bei Veranstaltungen mit mehr als einem Vortrag können Sie z. B. genau auswerten, welche Themen besonders nachgefragt sind. Ebenso können Sie auf digitalen Messen genau nachvollziehen, welcher Stand besonders oft und lange besucht wurde. Das Messen und Skalieren Ihrer Online-Veranstaltung ist sogar in Echtzeit möglich.

Zoom und Co: Die Plattformen und Tools

Von kleinen Online-Workshops über virtuelle Videokonferenzen bis hin zu vollständig digitalisierten Kongressen oder Messe-Rundgängen ist fast alles denkbar und wird auch bereits umgesetzt. Dabei stellt sich schnell die Frage der richtigen Plattform für die eigene Veranstaltung. Wer sich auf die Suche begibt, trifft auf eine enorm große Auswahl. Namen wie Microsoft Teams, Webex, GoToTraining, Zoom und andere sind Ihnen vielleicht schon aufgefallen. Innerhalb der einzelnen Programme stehen Ihnen wiederum umfangreiche Tools zur Verfügung, mit denen Sie Ihr Event gestalten können.

Die gute Nachricht: Ein Großteil der Programme kann ohne großen Kostenaufwand oder sogar kostenfrei genutzt werden. Zudem sind viele Programme niedrigschwellig angelegt. Sie können eine digitale Veranstaltung also problemlos mit einem soliden technischen Basiswissen durchführen. Je nach Tool sind die Hürden für Teilnehmende ebenso gering: Eine technische Grundausstattung, also Computer, Kopfhörer und Mikro (bzw. Headset) und eine stabile Internetverbindung, sind in den meisten Fällen ausreichend.

Auf dem Weg zur erfolgreichen Umsetzung Ihrer digitalen Formate ist es wichtig, im Vorfeld klare Ziele für die Veranstaltung zu definieren. Die folgenden Fragen und Ideen können Sie nutzen, um sich ein genaueres Bild der für Sie passenden Online-Veranstaltung zu machen. Anhand Ihrer konkreten Vorstellungen und Anforderungen können Sie anschließend die passende Plattform bzw. Software auswählen.

Ziele definieren: Wie soll Ihr Online-Event aussehen?

  • Wie möchten Sie Ihre Inhalte transportieren?
    Sie können z. B. eine PowerPoint-Präsentation in Ihren Vortrag einbinden.
    Live-Reaktionen, z. B. Umfragen, lockern nicht nur die Atmosphäre auf, sondern bringen Ihnen zusätzlich einen Input Ihrer Teilnehmenden.
  • Planen Sie für Ihre Veranstaltung einen oder mehrere Experteninputs?
    Vorträge können live oder sogar vorab aufgezeichnet und in Ihre Veranstaltung eingebunden werden.
    Podiumsdiskussionen bieten eine nette Abwechslung und sichern Ihnen die Aufmerksamkeit der Teilnehmenden.
  • Wie möchten Sie in den Austausch mit den Teilnehmenden treten?
    Sie können die aufkommenden Fragen der Teilnehmenden über ein Chatfenster erfassen und die Beantwortung in Ihren Vortrag einbinden.
    Teilnehmende können sich ebenfalls mit Ton und Video dazuschalten und in Diskussionsrunden aktiv werden.
  • Dient die Veranstaltung der Vernetzung mit und unter den Teilnehmenden?
    Kleine Arbeitsgruppen oder auch sogenannte Breakout-Sessions eröffnen die Möglichkeit, gemeinsam an Fragestellungen zu arbeiten und in einen direkten Austausch zu treten.
    Eine an den Input anschließende Diskussionsrunde gibt Ihnen die Gelegenheit, die Bedarfe Ihrer Teilnehmenden direkt zu erfassen und zu besprechen.
    Ergänzend können Sie virtuelle Kaffee-Lounges/Pausenräume für eine lockere Gesprächssituation nutzen. Stellen Sie sich diese als Äquivalent zu einem Austausch am Kaffeeausschank vor – Sie können sich nach Bedarf mit einer oder mehreren Personen direkt treffen und in einem ,abgetrennten‘ Raum über die Themen sprechen, die Sie verbinden. Nur den Kaffee müssen Sie selbst mitbringen.
  • Welche Tools benötigen Sie, um Ihre Veranstaltung erfolgreich zu gestalten?
    Um gemeinsam erarbeitete Inhalte festzuhalten, kann z. B. die Nutzung eines digitalen Whiteboards sinnvoll sein. Ebenso verhilft Ihnen die Möglichkeit geteilter Bildschirme zu mehr Interaktion in der digitalen Veranstaltung. Hierbei können auch die Teilnehmenden ohne großen Aufwand Inhalte über den eigenen Bildschirm freigeben.

Möchten Sie sich vorrangig mit den Teilnehmenden austauschen und Ihren Input mit einer PowerPoint-Präsentation untermalen? Dann hilft Ihnen Microsoft Teams weiter. Planen Sie eine Veranstaltung, die das Augenmerk besonders auf gemeinsames Arbeiten in Kleingruppen legt, könnten BigBlueButton oder Zoom eine gute Wahl für Sie sein. Eine virtuelle Pausenlounge wertet Ihre Veranstaltung über Hopin auf. Virtuelle Konferenzen lassen sich über WebEx Events nicht nur gut abbilden, sondern bei Bedarf sogar auf Ihrer Homepage einbinden. Die Auswahl sollte aber immer ganz individuell erfolgen: Es kommt darauf an, dass die Software zu Ihnen, Ihrer Veranstaltung und Ihren Gästen passt und für Sie bestmöglich nutzbar ist.

Natürlich werden physische Zusammentreffen, wie beispielsweise auf Fachmessen oder Live-Konferenzen, durch digitale Formate nicht obsolet. Bedenken Sie auch die Option, Ihre Veranstaltung in einem Mix aus Online- und Offline-Komponenten – in einer sogenannten hybriden Veranstaltung – zu organisieren. So können Sie beispielsweise Live-Vorträge im Internet streamen und eine digitale Interaktion mit den online Teilnehmenden in Ihre Präsenzveranstaltung einbinden, um einen Mehrwert für beide Seiten zu schaffen.

Text: Alice Hinzmann/Weronika Pischniok
© MyriamB/AdobeStock

Alice Hinzmann

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