Qualitätsmanagement als Antrieb für die erfolgreiche Pflegeeinrichtung – ein Praxisbeispiel

Donnerstag, 29 September 2022 10:30

Der Träger „Senioren im Oldenburgerland“ konnte gemeinsam mit contec durch ein gestärktes Qualitätsmanagement mit konsequenter Maßnahmenplanung und -umsetzung seine Senioreneinrichtung in Großenkneten voranbringen. Im Fokus stand die Stärkung von Pflegeprozess und -dokumentation und die Entlastung der PDL. Tom Borsum, Geschäftsführer in Großenkneten, und Sven Vogelsang, contec-Experte für Qualitätsmanagement, berichten von der gemeinsamen Arbeit vor Ort.  

Das Seniorenzentrum Großenkneten der „Senioren im Oldenburgerland“, mit rund 60 vollstationären Plätzen, stand im Sommer 2021 vor einigen fachlichen Herausforderungen. Ein Komplex aus Personalmangel und nicht erreichter Fachkraftquote, Optimierungsbedarf in der Pflegedokumentation und Managementthemen im Bereich der Pflegedienstleitung war zu bewältigen. Konkret galt es, im Nachgang der Qualitätsprüfung durch den MD die Prüfberichte strukturiert aufzuarbeiten und Maßnahmen auf- und umzusetzen, um behördliche Auflagen optimal zu bearbeiten sowie einen temporären Belegungsstopp schnell wieder aufzuheben.

In dieser Situation stärkte sich der Träger mit zusätzlicher Expertise und einem neutralen Blick von außen und fragte dazu contec für eine Qualitätsanalyse an. contec-Berater Sven Vogelsang, der Einrichtungen auf Basis langjähriger Praxiserfahrung im Qualitätsmanagement unterstützt, machte sich gemeinsam mit dem Team der Einrichtung an die Arbeit. Die intensive Durchsicht der Prüfberichte und eine gemeinsame Orientierung vor Ort zeigten, dass die verschiedenen Themen konsequent, vor allem aber ganzheitlich angepackt werden mussten.

Maßnahmenplanung – strukturiert und effizient

Porträtbild - Tom Borsum, Geschäftsführer Seniorenzentrum "Senioren im Oldenburgerland"

Tom Borsum

Als erstes Ziel stand die gemeinsame Erarbeitung eines Maßnahmenplans auf der Agenda, der auch zur Vorlage bei den Behörden stimmig war. Dann ging es konkret daran, die Strukturqualität im Haus zu überprüfen. Dazu führte der Träger gemeinsam mit contec ein QM-Audit im kleinen Rahmen anhand von Stichproben unter den Bewohner*innen durch. „Wir sind gemeinsam der Frage nachgegangen, an welchen Stellschrauben wir wirklich drehen müssen, um die festgestellten Probleme zu beheben“, berichtet Tom Borsum, Geschäftsführer des Seniorenzentrums.

Als besonders effektive Maßnahme stellte sich die praxisnahe Schulung der Mitarbeitenden im Strukturmodell heraus – um eine effiziente Dokumentation pflegerischer Maßnahmen zu erreichen. Dabei waren u. a. die Einführung in die SIS-Prozessdokumentation sowie die Begleitung der Pflegekräfte bei der Umsetzung des Erlernten Schlüsselaufgaben. Unter den engagierten Mitarbeitenden wurden zudem Multiplikator*innen ausgebildet, die das erlernte Fachwissen an andere Pflegekräfte weitertragen können.

Sven Vogelsang

Sven Vogelsang

„Natürlich mussten wir auch sicherstellen, dass die überarbeitete Dokumentation den Kriterien von MD und Heimaufsicht entspricht“, erklärt Sven Vogelsang, „deshalb haben wir gemeinsam eine Überprüfung im Rahmen einer Umsetzungskontrolle durchgeführt. Die Ergebnisse waren trotz der kurzen Bearbeitungszeit sehr positiv.“

Als weitere Stellschraube identifizierten die Beteiligten neue Instrumente zur regelmäßigen Überprüfung des Pflegeprozesses und der Pflegedokumentation. Wichtige Maßnahmen konnten in kurzer Zeit umgesetzt werden:

  • Definition von Anlässen, zu denen eine Evaluierung der Pflegeprozesse erfolgt – mit dem Ziel, die Prozesse aktuell zu halten (nach Krankenhausentlassung, bei einer Verschlechterung des Allgemeinzustands, bei besonderen Ereignissen oder Höherstufungsbedarf)
  • Implementierung eines täglichen Monitorings der Pflegerisiken mit anschließender Maßnahmenüberwachung
  • Planung regulärer Pflegevisiten für das Jahr 2022 anhand einer Planungsmatrix und darauf basierend Evaluierung der Pflegedokumentation zur Einhaltung des PDCA-Zyklus

Auch konnten im Kontext der entsprechenden strukturellen Anforderungen die Prozesse zur Akquise, zur strukturierten Einarbeitung und zur Entwicklung von (neuen) Mitarbeitenden reaktiviert werden, die im Zuge der akuten Herausforderungen in den Hintergrund geraten waren.

Selbstmanagement stärken: Coaching der PDL

Die enge Zusammenarbeit mit der Pflegedienstleitung war eine weitere zentrale Unterstützungsmaßnahme im Rahmen des Projekts. Der Fokus lag darauf, das Selbstmanagement der Führungskraft zu stärken und aktiv Entlastungsmöglichkeiten zu schaffen. Im Rahmen eines Coachings konnte die PDL darin bestärkt werden, Mitarbeitende aktiv zu befähigen, Aufgaben gezielt zu strukturieren und insbesondere auch zu delegieren.

„Unsere Pflegedienstleitung startete zunächst mit etwas kritischer Distanz in das Coaching. Dass individuelle Wünsche und Themen im Coaching viel Raum fanden, überzeugte sie dann aber von der Maßnahme und der Herangehensweise.“ Darüber hinaus erarbeiteten Berater und PDL gemeinsam eine Tages- und Wochenstruktur, die dem Arbeitsalltag und den Kerntätigkeiten der PDL einen Rahmen gibt. Ziel war es, sicherzustellen, dass die notwendige Zeit für die Ausübung der zentralen Leitungsaufgaben zur Verfügung steht.

Der Blick von außen – mit Praxiserfahrung

Tom Borsum schildert im Rückblick: „Unsere Pflegedienstleitung konnte mit der Unterstützung durch contec vor allem deshalb so gut arbeiten, weil sie von außen kam und nicht von den Vorgesetzten aus dem Haus. Gegenüber der eigenen Führungskraft ist man in einer solchen Situation zunächst eher misstrauisch. Man befürchtet vielleicht, dass die eigene Kompetenz infrage gestellt wird und dass man Verantwortungen verliert.“

Eine externe Person könne einen Sachverhalt dagegen mit einer gewissen Neutralität vermitteln, die dabei helfe, Unterstützung anzunehmen. Auch insgesamt beschreibe dies den Grund, aus dem er sich für die Zusammenarbeit mit einer Unternehmensberatung entschieden habe: „Ich habe mir davon eine größere Nachhaltigkeit, eine höhere Sachqualität und auch eine größere Akzeptanz im Team und bei den Führungskräften erhofft.“

Aber nicht nur der externe Blickwinkel spielt laut Tom Borsum eine wichtige Rolle: „Eine externe Unterstützung, die auch eine eigene Vita im Bereich Pflege mitbringt, halte ich für wichtig. Herr Vogelsang hat selbst in der Pflege gearbeitet, kennt den Heimbetrieb und weiß, wie der Alltag und das Leben dort aussehen. Daher ist er auch in der Lage, die einzelnen Prozesse und ihre Tücken tatsächlich zu erfassen. So ist es ihm auch gelungen, die Mitarbeitenden aktiv mitzunehmen. Ihre Sorgen und Vorbehalte hat er immer ernst genommen und Fragen individuell bearbeitet.“

„Ein positiver Schub nach vorn“

Für die Einrichtung in Großenkneten waren die Erfolge, die durch die Zusammenarbeit erzielt wurden, schnell sichtbar. „Das liegt natürlich auch besonders daran, dass die Einrichtung die gemeinsam erarbeiteten Strategien und Strukturen so konsequent umgesetzt hat. Hier ist es entscheidend, immer nachhaltig zu denken und vorzugehen“, so Sven Vogelsang. Die Befähigung der Mitarbeitenden im Strukturmodell führte dazu, dass der Pflegeprozess sowie die Prozessdokumentation wieder strukturiert im Alltag der Pflegekräfte umgesetzt werden. Die Pflegedienstleitung konnte somit entlastet werden und fokussiert sich nun ganz auf ihre Kern- und Leitungsaufgaben. So gelang es der Einrichtung in nur kurzer Zeit, alle auferlegten Maßnahmen strukturiert abzuarbeiten.

Auch in der Wirkung der Einrichtung nach außen gab es einen positiven Effekt und der Träger konnte neue Mitarbeitende gewinnen und halten. „Insgesamt hat unsere Einrichtung durch die Zusammenarbeit mit contec einen positiven Schub nach vorne erlebt und wir haben an Stabilität gewonnen. Seit Monaten ist unsere Einrichtung wieder voll belegt. Das ist ein toller Erfolg für uns!“, resümiert Tom Borsum.

Text: Sven Vogelsang/ Katharina Ommerborn
© Studio Romantic / Adobe Stock

Sven Vogelsang

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