Eine Prüfung steht im Raum oder ist bereits kurzfristig angekündigt. Die Leitung steht unter Druck: Dienstpläne, Schutzkonzepte und Dokumentationen müssen vorgelegt werden. Wer übernimmt die Kommunikation vor Ort? Liegen alle relevanten Unterlagen vor? Ist das Team auf Rückfragen der Aufsichtsbehörde vorbereitet? In Einrichtungen der Erziehungshilfe oder Kindertageseinrichtungen löst ein solches Szenario nicht selten Stress und Unsicherheit aus. Das muss nicht sein – in diesem Beitrag zeigen wir, wie Sie eine Prüfung souverän meistern und Ihre Organisation aufsichtstauglich machen.
In der Realität erfolgen viele Prüfungen mit Ankündigung. Doch Paragraf 46 SGB VIII erlaubt auch unangekündigte Kontrollen, etwa bei Beschwerden oder Hinweisen auf mögliche Risiken. Das bedeutet: Nicht der Zeitpunkt ist entscheidend, sondern die Vorbereitung. Ob angekündigt oder überraschend, im Kern zählt, wie handlungsfähig die Organisation ist, wenn es darauf ankommt. Wer klare Abläufe festlegt, Zuständigkeiten klärt und diese regelmäßig probt, reagiert auch bei einer spontanen Prüfung professionell. Dafür braucht es ein stabiles organisatorisches Fundament und Strukturen, die Prüfungsanforderungen im Alltag mitdenken.
Strukturen schaffen: Bestandsaufnahme als erster Schritt
In der Beratungspraxis zeigt sich: Viele Einrichtungen arbeiten fachlich und organisatorisch gut. Doch die Prozesse sind oft nicht standardisiert, dokumentiert oder für alle transparent. Prüfungsrelevantes Wissen liegt bei einzelnen Personen, Abläufe sind nur informell geregelt und damit im Prüfungsfall schwer abrufbar.
Am Anfang steht daher immer eine sorgfältige Bestandsaufnahme:
- Welche Prozesse sind bereits dokumentiert?
- Wo fehlen Nachweise oder Zuständigkeiten?
- Welche Anforderungen sind für die jeweilige Einrichtung besonders relevant (z. B. Kinderschutz, Dokumentation, Personalunterlagen, Mittelverwendung)?
In unserer Beratungspraxis arbeiten wir mit maßgeschneiderten Checklisten, die die zentralen Prüfungsfelder abbilden. Sie sind keine starren Kontrollinstrumente, sondern dienen als Orientierungshilfe. So wird sichtbar, wo eine Einrichtung bereits gut aufgestellt ist und wo Nachbesserungsbedarf besteht.
Mitarbeiterschulung: Sicherheit durch Wissen und gelebte Abläufe
Ein entscheidender Erfolgsfaktor ist die Sensibilisierung des Teams. Wer weiß, was in der Prüfungssituation zu tun ist, handelt sicher und souverän. Deshalb begleiten wir Einrichtungen dabei, Schulungen durchzuführen:
- Wer übernimmt die Kommunikation mit der behördlichen Aufsicht?
- Wo liegen die relevanten Dokumente?
- Wie bereiten wir uns als Team vor?
Besonders effektiv ist eine „Praxissimulation“, bei der der Prüfungsablauf intern durchgespielt wird. Zuständigkeiten werden getestet, Lücken identifiziert und die Mitarbeiter*innen lernen, typische Fragen der Aufsichtsbehörde zu beantworten. Das Team lernt so nicht nur die Abläufe kennen, sondern kann sie auch im Alltag anwenden und im Prüfungsfall überzeugend darstellen. So entsteht Sicherheit – für jeden Einzelnen und für die Organisation insgesamt.
Digitalisierung als Vorteil: Prozesse nachvollziehbar und zugänglich machen
Viele Schwierigkeiten in Prüfungen entstehen nicht durch inhaltliche Mängel, sondern durch schwer auffindbare oder verstreute Informationen. Dienstpläne in Excel, Hilfeverläufe in Papierordnern, Schutzkonzepte auf verschiedenen Laufwerken. Das kostet Zeit und sorgt bei einer behördlichen Prüfung für Hektik.
Wir begleiten Einrichtungen deshalb dabei, ihre Dokumentation schrittweise zu ordnen und digital verfügbar zu machen:
- Welche Unterlagen müssen jederzeit prüfbereit sein?
- Wo gibt es Medienbrüche oder doppelte Ablagen?
- Welche digitalen Tools sorgen für Entlastung?
Das Ergebnis: eine zentrale, strukturierte Ablage mit allen prüfungsrelevanten Dokumenten – von Hilfeplänen über Qualifikationsnachweise bis hin zu Schutzkonzepten. Die Mitarbeiter*innen lernen, damit im Alltag sicher umzugehen und nachvollziehbar darzustellen, wie die Prozesse in der Praxis gelebt werden.
Digitalisierung wird so zum festen Bestandteil professioneller Steuerung. Sie schafft Übersicht, erleichtert die tägliche Arbeit und erhöht die Handlungsfähigkeit im Prüfungsfall.
Verantwortlichkeiten klären: Wer macht was?
Gut sortierte Unterlagen und digitale Strukturen sind wichtig, aber im Prüfungsfall braucht es vor allem klare Rollen und Zuständigkeiten. Gemeinsam mit dem Träger und dem Leitungsteam entwickeln wir Ablaufpläne für den Prüfungsfall:
- Wer spricht mit der Aufsichtsbehörde?
- Wer stellt Unterlagen zusammen und übergibt sie?
- Wer informiert das Team und hält den Einrichtungsalltag stabil?
- Welche Vertretungsregelungen greifen, wenn Schlüsselpersonen ausfallen?
In unseren realitätsnahen Simulationen spielen wir die Prüfung durch. So wird sichtbar, ob die geplanten Rollen in der Praxis tatsächlich greifen, wo es noch Abstimmungsbedarf gibt und wie sich das Zusammenspiel verbessern lässt.
Am Ende weiß jede*r, was zu tun ist. Die Leitung kann sich auf die strategische Kommunikation konzentrieren, während die Mitarbeiter*innen Prozesse souverän erklären und dokumentieren können.
Risikomanagement: Vorausschauend handeln statt reagieren
Auch wenn Prozesse gut dokumentiert und Verantwortlichkeiten klar verteilt sind, bleiben Risiken bestehen. In der Praxis begegnen wir immer wieder ähnlichen Schwachstellen: veraltete Schutzkonzepte, unvollständige Qualifikationsnachweise, unklare Zuständigkeiten im Kinderschutzverfahren oder unübersichtliche Finanzdokumentationen. Diese Mängel entstehen selten aus Nachlässigkeit, meist sind sie die Folge hoher Arbeitsbelastung oder fehlender Schnittstellenkoordination.
Ziel unserer Beratung ist es, diese Risiken frühzeitig sichtbar zu machen. Gemeinsam mit Leitung und Team prüfen wir:
- Welche Bereiche sind besonders anfällig?
- Welche Folgen könnten im Prüfungsfall entstehen?
- Wo muss kurzfristig gehandelt werden, wo reicht eine mittelfristige Anpassung?
Simulationen leisten dabei einen wichtigen Beitrag: Sie zeigen nicht nur, ob die Rollen klar sind, sondern decken auch Risiken im Ablauf oder in der Dokumentation auf. Diese Erkenntnisse ermöglichen ein gezieltes Gegensteuern und stärken die Organisation nachhaltig.
Fazit: Prüfungen als Motor für Organisationsentwicklung
Behördliche Prüfungen müssen keinen Stress und Unsicherheit auslösen. Voraussetzung dafür ist, dass die Strukturen durchdacht sind, die Mitarbeiter*innen eingebunden und Abläufe eingeübt werden. Unsere Erfahrung zeigt: Wer sich frühzeitig mit diesen Themen beschäftigt, ist nicht nur gut auf die Prüfungssituation vorbereitet, sondern treibt auch die langfristige Qualitätsentwicklung der Organisation voran.
Eine gute Prüfungsvorbereitung bedeutet im Kern: Prozesse klar regeln, Verantwortlichkeiten transparent machen und die Zusammenarbeit verbessern. Das steigert die Qualität, erhöht die Zufriedenheit der Mitarbeiter*innen und schafft Vertrauen bei Eltern und Behörden.
Text: Silke Mehre | Annette Borgstedt
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