Gemeinnützige Gesellschaft für Paritätische Sozialarbeit mbH

Die Gemeinnützige Gesellschaft für Paritätische Sozialarbeit mbH (GPS Wilhelmshaven) ist im Rahmen der Kinder- und Jugendhilfe sowie der Eingliederungshilfe mit vielfältigen Angeboten an circa 60 Standorten tätig. Die Gemeinsamen Dienste bilden eine zentrale Verwaltungseinheit der GPS. Ziel des gemeinsamen Projektes mit contec war die Neuausrichtung der zentralen Verwaltungseinheit. Seit sieben Jahren ohne kaufmännische Geschäftsbereichsleitung agierten die einzelnen Verwaltungseinheiten sehr eigenständig. Das führte auf Dauer dazu, dass Effizienzpotenziale in administrativen Kernprozessen nicht vollständig ausgeschöpft wurden.

Nachdem die Vakanz auf Leitungsebene wiederbesetzt werden sollte, unterstützte contec das Unternehmen durch eine Bestandsaufnahme der Verwaltungsstrukturen und entwickelte Handlungsempfehlungen zur Neuausrichtung der Ablauf- und Kommunikationsstruktur. Faktoren wie die Abstimmung der Zusammenarbeit, Prozessgestaltung, Optimierung der EDV-Systeme und Nutzung von Synergien sollten im Hinblick der sich ständig verändernden (gesetzlichen) Rahmenbedingungen geklärt und optimiert werden.

Unser Vorgehen

Im ersten Schritt führte contec eine Dokumentenanalyse hinsichtlich der Prozesse, Stellenbeschreibungen und Kennzahlen durch. Im weiteren Verlauf gaben Interviews mit Mitarbeitenden der Verwaltung sowie mit internen Kund*innen Aufschluss über Zuständigkeiten und Aufgabenfelder. Zur Optimierung der Verwaltungsstrukturen war es nötig, die Kernprozesse der Verwaltung mit klaren Abläufen und Zuständigkeiten zu definieren sowie die Verwaltungskosten durch Prozessoptimierungen und Reduzierung der händischen Tätigkeiten zu senken.

Ergebnis

Für die Neuausrichtung der Verwaltungsstrukturen in den Bereichen

• Finanzbuchhaltung
• Kundenverwaltung/Infrastruktur
• Personalwesen
• Informationstechnik
• Stabstellen

empfahl contec folgende Maßnahmen:

• Teilmodernisierung der IT-Struktur (Einführung geeigneter Steuerungssysteme und der dafür notwendigen EDV-Lösungen in den Geschäftsbereichen)
• Vereinheitlichung der Dienstplanung
• Definition und Optimierung des Forderungsmanagements (Stammdatenerfassung bis Mahnwesen)
• Schärfung der Verantwortungen und Vereinheitlichung der Kernprozesse in den Geschäftsbereichen an der Schnittstelle zur Verwaltung
• Aufbau einer transparenten internen und externen Kommunikationsstruktur
• Systematisierung und Intensivierung der wirtschaftlichen Steuerung
• Einführung eines professionellen Personalcontrollings
• Mitarbeiterschulungen (administrativ, inhaltlich, organisationssoziologisch)

Entlang der Handlungsempfehlungen erarbeitete der Kunde einen Umsetzungsplan, indem er Themen priorisierte. Besondere Bedeutung bekamen hierbei das Thema Digitalisierung und Teilmodernisierung der IT-Struktur, um die Kommunikation und Arbeitsprozesse sowie die Implementierung von ausgewählten wirtschaftlichen Steuerungsinstrumenten zu optimieren.

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